Коротко: Акт сверки — документ, в котором вы и контрагент сравниваете свои данные о поставках и оплатах и фиксируете итоговую задолженность. Он выявляет потерянные документы, ошибки в ЭСФ и неразнесённые платежи до того, как они превратятся в налоговые расхождения или спор о долге. С ключевыми контрагентами сверяйтесь ежеквартально, со всеми — минимум раз в год перед годовой отчётностью.
Акт сверки часто воспринимают как формальность, которую просит бухгалтерия контрагента в конце года. На деле это самый дешёвый способ найти ошибки в учёте: две независимые бухгалтерии сравнивают одни и те же операции.
Что такое акт сверки
Это документ, в котором каждая сторона перечисляет за период документы по сделкам (накладные, акты, ЭСФ) и платежи, а внизу указывается сальдо: кто кому должен на конец периода. Если данные совпали, стороны подписывают акт. Если нет — фиксируют расхождения и выясняют их причину.
Акт сверки не является первичным документом, который сам по себе подтверждает поставку. Но он подтверждает, что стороны признают задолженность, и служит доказательством в спорах о долге.
Какие ошибки находит сверка
| Расхождение | Частая причина | Чем грозит |
|---|---|---|
| У контрагента есть накладная, у вас нет | документ потерян или не передан в бухгалтерию | не учтён расход, не взят зачёт НДС |
| Платёж отражён у вас, но не у контрагента | деньги ушли по старым реквизитам или с неверным назначением | спор о долге, повторная оплата |
| Суммы по документу отличаются | ошибка в ЭСФ или акте, возврат товара не оформлен | расхождение по НДС у обеих сторон |
| Документ в разных периодах | разные даты оборота у сторон | уведомление камерального контроля |
| Старый долг, о котором забыли | не сверялись несколько лет | истечение срока исковой давности по долгу |
Сверка особенно важна при авансах и отсрочках. Если покупатель платит заранее, а отгрузка идёт частями, через несколько месяцев стороны часто по-разному видят остаток аванса. Если поставщик даёт отсрочку, без сверки сложно понять, какие счета уже оплачены. В обоих случаях ошибка в остатке быстро превращается в спор и в расхождение по НДС.
Как часто сверяться
- Ежеквартально — с ключевыми поставщиками и покупателями, по которым большой оборот или идут отсрочки платежа. Удобно перед сдачей формы 300.00.
- Перед годовой отчётностью — со всеми, у кого на конец года есть задолженность. Это часть инвентаризации расчётов.
- При смене бухгалтера — по всем открытым остаткам. Подробнее — в статье как проверить бухгалтерию при смене бухгалтера.
- Перед крупной сделкой или претензией — чтобы зафиксировать долг.
- При прекращении работы с контрагентом.
Акт сверки удобно хранить вместе с договором и ЭСФ по контрагенту: так вся история расчётов собрана в одном месте.
Пример
ТОО закупает упаковку у одного поставщика, в среднем 2 000 000 ₸ в месяц с НДС. Сверка за III квартал показала: у поставщика есть накладная на 1 160 000 ₸, которой нет в учёте покупателя, — водитель привёз документ на склад, и он не дошёл до бухгалтерии. Без сверки покупатель потерял бы зачёт 160 000 ₸ НДС и расход на 1 000 000 ₸, а поставщик через полгода выставил бы претензию. Сверка заняла 20 минут.
Как провести сверку
- Сформируйте акт в учётной программе за период: начальное сальдо, документы, оплаты, конечное сальдо.
- Направьте контрагенту — по почте или через ЭДО — с просьбой подписать или указать расхождения.
- Разберите расхождения по каждому документу: найдите первичку, ЭСФ, платёжку.
- Исправьте ошибки в учёте и, если нужно, в ЭСФ и декларациях.
- Подпишите итоговый акт и храните его вместе с первичными документами.
Сверка с бюджетом
Сверяться нужно не только с покупателями и поставщиками, но и с бюджетом. Роль акта сверки здесь выполняет лицевой счёт в Кабинете налогоплательщика: по каждому налогу видно начисления, платежи, пени, переплаты и недоимки.
Что проверять при сверке с бюджетом:
- каждый платёж за период отражён по правильному налогу и КБК;
- начисления совпадают с вашими декларациями;
- нет недоимки, о которой вы не знали, и пени по ней;
- нет переплат по одним налогам при недоимке по другим;
- нет «старых» сумм, которые висят несколько лет.
Делать это стоит ежемесячно после сроков уплаты и обязательно перед годовой отчётностью. Расхождение с бюджетом опаснее расхождения с контрагентом: недоимка выше предельного размера ведёт к приостановлению операций по счетам.
Найденные переплаты можно зачесть в счёт других налогов или вернуть по заявлению, а недоимку — погасить вместе с пеней. После сверки сохраните выписку из лицевого счёта на дату — она пригодится при смене бухгалтера или проверке.
Если сверка с бюджетом показывает суммы, которые невозможно объяснить по своим данным, запросите в налоговом органе расшифровку. Чаще всего за ними стоят платежи прошлых лет, разнесённые на неверный налог, или начисления по имуществу и транспорту, о которых бухгалтер не знал. Чем раньше такие суммы найдены, тем проще их исправить.
Сверка и налоги
Расхождения между вами и контрагентом рано или поздно становятся расхождениями в ИС ЭСФ и декларациях по НДС — а значит, поводом для камерального контроля. Регулярная сверка снижает риск уведомлений у обеих сторон и защищает зачёт НДС и вычеты по КПН. Требования к первичным документам, на которых основана сверка, установлены Законом о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности.
Удобно закрепить сверку в договорах с ключевыми контрагентами: например, «стороны проводят сверку взаиморасчётов ежеквартально в течение 10 рабочих дней после окончания квартала». Тогда запрос акта не выглядит как недоверие, а становится обычной процедурой. Для поставщиков, которые работают с вами давно и без расхождений, достаточно годовой сверки. Для новых — первую сверку лучше провести уже через месяц после начала работы, чтобы убедиться, что документы и платежи учитываются одинаково.
Итог
Включите сверку в регламент: ключевые контрагенты — раз в квартал, все — раз в год, остальные — по событию. Если сверки давно не проводились и остатков накопилось много, начните с крупных контрагентов. Регулярные сверки с контрагентами входят в бухгалтерское обслуживание компаний в Астане от Lestan — без доплаты за каждый акт.
Чек-лист
Сверка с контрагентом: порядок действий
Отмечайте шаги по каждой сверке — результат сохранится в браузере.
- Выбран период и контрагент (ключевые — ежеквартально)
- Акт сформирован в учётной программе: сальдо, документы, оплаты
- Акт отправлен контрагенту с датой отправки
- Расхождения разобраны по каждому документу и платежу
- Найдены недостающие накладные, акты и ЭСФ
- Исправлены ошибки в учёте, ЭСФ и, при необходимости, в декларациях
- Подписан итоговый акт и сохранён с первичными документами
Частые вопросы
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает проводить сверку, но подписанный акт фиксирует признание долга и полезен при споре. Без подписи контрагента это лишь ваша выписка из учёта.
Можно ли подписать акт сверки ЭЦП?
Да, через систему электронного документооборота или подписью документа ЭЦП обеих сторон.
Что делать, если контрагент не отвечает на сверку?
Отправьте акт повторно с фиксацией даты и сохраните переписку. Для крупных долгов — направьте претензию.
Акт сверки продлевает срок давности по долгу?
Признание долга должником, в том числе подписанием акта сверки, может прерывать срок исковой давности. Для конкретной ситуации уточните у юриста.
Материал носит информационный характер и отражает мнение автора; позиция компании Lestan может не совпадать с мнением автора. Законодательство Казахстана меняется — актуальность сведений на дату вашего обращения уточняйте у нас по запросу.
