Коротко: Первичные документы — договоры, накладные, акты, ЭСФ, платёжные и кассовые документы, кадровые приказы — подтверждают каждую операцию в учёте. Без них расход не принимается к вычету, а НДС — к зачёту. Учётную документацию, связанную с налогами, хранят до истечения срока исковой давности по налогу, но не менее пяти лет.
Для собственника «первичка» — это бумаги, которые бухгалтер просит в конце месяца. Для налогового органа — единственное доказательство, что операция была. Ниже — какие документы действительно нужны, сколько их хранить и как не потерять их при смене бухгалтера или переезде.
Что относится к первичным документам
Первичный учётный документ фиксирует факт операции: передачу товара, выполнение работ, оплату, начисление зарплаты. Требования к ним установлены Законом о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности, а для налоговых целей — Налоговым кодексом. Основные группы:
| Операция | Документы |
|---|---|
| Продажа товаров | договор, накладная, ЭСФ, при необходимости СНТ и ТТН |
| Оказание услуг, работ | договор, акт выполненных работ (АВР), ЭСФ |
| Покупки и расходы | договор, накладная или акт, входящий ЭСФ, платёжный документ |
| Деньги | банковские выписки, платёжные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, чеки ККМ |
| Персонал | трудовые договоры, приказы, табели, расчётные ведомости |
| Подотчёт и командировки | авансовые отчёты, чеки, документы о проезде и проживании |
| Основные средства | акты приёма-передачи, документы о вводе в эксплуатацию и списании |
Для каждого документа важны обязательные реквизиты: название, дата, стороны, содержание операции, количество и сумма, подписи ответственных лиц. Документ без даты или подписи формально существует, но при проверке может быть не принят как подтверждение операции. Поэтому проверять реквизиты стоит при получении документа, а не при подготовке к проверке.
Отдельная категория — документы по сотрудникам. Трудовые договоры, приказы о приёме, отпуске и увольнении, табели нужны не только для налогов, но и для трудовой инспекции. Их отсутствие при проверке — отдельное нарушение, а восстановить кадровые документы задним числом сложнее, чем бухгалтерские.
Почему без первички расход «не считается»
Вычеты по КПН и зачёт НДС принимаются только по подтверждённым операциям. Если у компании есть оплата поставщику, но нет акта или накладной, налоговый орган вправе исключить расход: оплата сама по себе не доказывает, что услуга оказана. Именно такие пробелы чаще всего находят при проверках — подробно в статье о типичных ошибках, которые находит налоговая.
Сколько хранить документы
По статье 206 Налогового кодекса учётную документацию, относящуюся к налогообложению, хранят до истечения срока исковой давности по каждому налогу, но не менее пяти лет. Срок считается с налогового периода, следующего за тем, в котором по этим документам исчислен налог. Для некоторых документов — например, подтверждающих стоимость основных средств — срок дольше: они хранятся, пока актив используется и после этого.
Счета-фактуры, бухгалтерские документы и первичные документы, зарегистрированные в ИС ЭСФ, хранить на бумаге не обязательно — они хранятся в системе.
Если документы ведутся в электронном виде, важно хранить и сам файл, и подтверждение подписи.
Пример расчёта срока
ТОО получило акт и ЭСФ на услуги в марте 2026 года, расход учтён в декларации по КПН за 2026 год. Срок хранения начинается с 2027 года. Общий срок исковой давности для малого бизнеса — как правило, 3 года, но закон требует хранить не менее пяти лет. Значит, акт хранится как минимум до конца 2031 года. Если по этому периоду началась проверка или подана дополнительная декларация, хранить нужно до окончания процедур.
Как организовать хранение
- Храните документы по периодам и видам: продажи, покупки, банк, касса, кадры.
- Сканируйте подписанные бумажные документы и храните скан рядом с записью в учёте.
- Получайте документы от поставщиков в течение месяца, а не в конце года.
- Делайте резервные копии учётной базы и электронного архива.
- При смене бухгалтера оформляйте передачу по описи — какие документы и за какие периоды переданы. Список — в статье какие документы получить от предыдущего бухгалтера.
Электронные документы и ЭДО
Значительная часть первичных документов сегодня существует только в электронном виде. Это упрощает хранение, но требует порядка.
- ЭСФ выписываются и хранятся в ИС ЭСФ. Распечатывать их для архива не нужно, но реестр за период стоит выгружать.
- Акты и накладные с ЭЦП, подписанные через системы электронного документооборота, имеют ту же силу, что бумажные с подписью. Храните их в системе или выгрузкой с файлами подписи.
- Сканы бумажных документов — удобная копия, но не замена оригинала с подписью.
- Банковские выписки можно получить в банке за любой период, но их стоит выгружать ежемесячно — банк может смениться.
- Чеки онлайн-ККМ передаются оператору фискальных данных; отчёты по кассе выгружайте вместе с месячным пакетом.
Практическое правило: у каждой записи в учёте должна быть ссылка на документ — номер ЭСФ, файл акта или скан накладной. Тогда при запросе налогового органа документ находится за минуты.
Переход на ЭДО с основными контрагентами особенно полезен для актов: бумажный акт, подписанный через полгода, — частая причина того, что расход попадает не в тот период. Электронный акт подписывается в день сдачи работ.
Определите и внутренний порядок: кто получает документы от поставщиков, кто проверяет их, кто передаёт бухгалтеру и в какие сроки. Например, «все акты и накладные передаются бухгалтеру до 5 числа следующего месяца». Такое правило снимает главную проблему малого бизнеса — документы, которые лежат у менеджеров и водителей и попадают в учёт через полгода или не попадают вовсе.
Что делать, если документы утеряны
- Запросите копии у контрагентов и банков.
- Восстановите ЭСФ из ИС ЭСФ, выписки — в банке.
- Оформите акт о причинах утраты, если документы погибли или украдены.
- По операциям без подтверждения оцените налоговые последствия заранее.
Итог
Первичка — это не бумаги для бухгалтера, а защита ваших расходов и зачёта НДС. Соберите документы за текущий год, проверьте пробелы и настройте ежемесячный порядок их получения. Контроль первичных документов и электронный архив мы ведём в рамках ведения бухгалтерии ТОО и ИП в Астане: документы проверяются при поступлении, а не перед проверкой.
Чек-лист
Порядок в первичных документах за месяц
Отмечайте пункты в конце каждого месяца — результат сохранится в браузере.
- По каждой продаже есть договор, накладная или акт и ЭСФ
- По каждой оплате поставщику есть акт или накладная и входящий ЭСФ
- Банковские выписки сверены с учётом
- Кассовые документы и отчёты ККМ на месте
- Табель и расчётные ведомости подписаны
- Авансовые отчёты закрыты с чеками
- Бумажные документы отсканированы и разложены по периодам
- Сделана резервная копия базы и архива
Частые вопросы
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Документы, созданные и подписанные в электронном виде (ЭСФ, документы с ЭЦП), — да. Бумажные оригиналы с подписями стоит хранить в бумаге, скан — как резервная копия.
Нужно ли ИП на упрощёнке хранить первичные документы?
Да. Даже если бухгалтерский учёт не ведётся, документы подтверждают доход и операции для налогового учёта.
Чем грозит отсутствие первичных документов при проверке?
Расходы без документов исключаются из вычетов, НДС — из зачёта, доначисляется налог с пеней. Также возможна административная ответственность.
Что делать с документами при ликвидации ТОО?
Документы с истёкшим сроком хранения уничтожают по акту, остальные передают на хранение в соответствии с законодательством об архивах.
Материал носит информационный характер и отражает мнение автора; позиция компании Lestan может не совпадать с мнением автора. Законодательство Казахстана меняется — актуальность сведений на дату вашего обращения уточняйте у нас по запросу.
