Смена бухгалтера — это не только кадровая процедура. Если новый специалист получает лишь папку с документами и пароль от 1С, он фактически начинает работу без подтверждения того, что учёт завершён на дату передачи. В результате уже через несколько недель могут обнаружиться несданные отчёты, незакрытые расчёты с контрагентами, расхождения по налогам или отсутствие первичных документов.
Поэтому передачу бухгалтерии лучше организовать как отдельную процедуру: определить дату, на которую прежний бухгалтер завершает учёт, сформировать перечень передаваемых материалов, проверить электронную базу и зафиксировать незавершённые вопросы.
Что должно быть передано в обязательном порядке
Закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» относит к бухгалтерской документации первичные документы, регистры бухгалтерского учёта, финансовую отчётность и учётную политику. Закон также требует хранить бухгалтерскую документацию и программы электронной обработки учётных данных в течение установленных законодательством сроков. Поэтому при смене специалиста важно получить не отдельные «рабочие файлы бухгалтера», а полный массив документов и данных компании.
Первое, что должен получить новый бухгалтер, — актуальная учётная база. Если компания работает в 1С, передают рабочую базу, резервную копию, сведения о версии программы, используемой конфигурации, расширениях и нестандартных настройках. Необходимо проверить, до какой даты внесены документы, закрыты ли месяцы и совпадает ли состояние базы с последней сданной отчётностью.
Если база неполная, повреждена или часть периодов отсутствует, может потребоваться восстановление бухгалтерского и налогового учёта.
Первичные документы: что запросить у прежнего бухгалтера
Состав первичных документов зависит от бизнеса, но для большинства ТОО и ИП стоит проверить следующие блоки:
- договоры с покупателями, поставщиками, подрядчиками, арендодателями и другими контрагентами;
- акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры, ЭСФ, СНТ и иные документы реализации и приобретения;
- банковские выписки, платёжные документы, документы по корпоративным картам;
- кассовые документы, авансовые отчёты и документы по подотчётным суммам;
- документы по товарам, материалам, основным средствам и запасам, включая акты приёма, перемещения, списания и результаты инвентаризаций;
- документы по заработной плате и сотрудникам, если бухгалтерия ведёт соответствующий участок;
- акты сверки с ключевыми контрагентами и документы по дебиторской и кредиторской задолженности.
Если часть первичных документов хранится электронно, нужно получить структурированный архив и понимать, где находятся оригиналы.
Первичку желательно передавать вместе с регистрами и расшифровками, чтобы новый специалист мог связать документы с отражением операций в учёте.
Какие регистры и расшифровки нужны новому бухгалтеру
На дату передачи желательно сформировать оборотно-сальдовую ведомость, карточки и анализы ключевых счетов, обороты по контрагентам, остатки по денежным средствам, товарам, основным средствам, налогам, зарплате, дебиторской и кредиторской задолженности.
Отдельно полезно получить расшифровку старой дебиторской задолженности, неподтверждённых авансов, переплат по налогам и других нестандартных остатков.
Например, в оборотно-сальдовой ведомости числится долг покупателя 3,2 млн тенге, но прежний бухгалтер знает, что контрагент оплатил его месяц назад, а платёж не был разнесён. Если это не зафиксировать при передаче, новый сотрудник будет считать задолженность реальной и может сформировать неверную управленческую или финансовую отчётность.
Отчётность и расчёты с государственными органами
Новый бухгалтер должен получить архив сданной налоговой, бухгалтерской и статистической отчётности за доступные периоды, а также подтверждения приёма отчётов, дополнительные и корректирующие формы, переписку и уведомления государственных органов.
Нужно сверить, какие отчёты сданы на дату передачи, какие ещё предстоит подготовить и какие ближайшие дедлайны нельзя пропустить.
Если собственнику нужно убедиться, что отчётность соответствует данным учёта, имеет смысл провести проверку до начала следующего отчётного периода. При необходимости подготовку и контроль деклараций можно передать на услугу подготовки и сдачи отчётности.
Учётная политика и внутренние правила
Новому бухгалтеру необходимо передать действующую учётную политику, рабочий план счетов, утверждённые формы внутренних документов, правила документооборота, приказы и решения, влияющие на бухгалтерский и налоговый учёт.
Особенно важны документы по нестандартным операциям: распределению расходов, себестоимости, скидкам, возвратам, валютным операциям, займам, лизингу и работе с нерезидентами.
Если порядок учёта ранее не был формализован или у нового бухгалтера есть сомнения в применявшейся методике, полезна консультация по бухгалтерскому и налоговому учёту с анализом конкретной ситуации.
Доступы: что передавать, а что менять
Нужно составить отдельный перечень информационных систем, которыми пользовалась бухгалтерия: 1С, интернет-банк, ИС ЭСФ, системы электронного документооборота, кабинеты государственных органов, статистические сервисы, облачные хранилища и корпоративная почта.
При этом нельзя решать вопрос доступа простой передачей личных ключей ЭЦП бывшего сотрудника. Национальный удостоверяющий центр РК прямо рекомендует не передавать ключи ЭЦП третьим лицам. При смене ответственного лица безопаснее проверить полномочия, отозвать ненужные доступы и оформить новые на уполномоченного сотрудника.
После увольнения также нужно проверить, не сохранились ли у бывшего сотрудника доступы к корпоративной почте, облаку, банку и другим системам.
Нужен ли акт приёма-передачи бухгалтерских дел
Для бизнеса акт приёма-передачи — прежде всего инструмент контроля. В нём удобно зафиксировать, что именно передано, за какой период, в каком виде и на какую дату завершён учёт.
В акт стоит включить перечень бумажных папок и электронных архивов, сведения о базе 1С и резервной копии, отчётность, регистры, остатки по основным счетам, список незавершённых операций, полученных уведомлений, предстоящих сроков и документов, которые ещё необходимо запросить у контрагентов.
Если каких-либо материалов нет, это также следует записать. Формулировка «первичные документы переданы» слишком общая. Намного полезнее указать: «не получены акты от трёх поставщиков за июль», «не завершена сверка НДС», «отсутствует резервная копия базы за предыдущий год».
Например, новый бухгалтер принимает ТОО 10 сентября. Предыдущий специалист передал документы, но не завершил отдельные начисления и сверку по крупному поставщику. Эти задачи фиксируются в акте отдельно. Тогда руководитель понимает, какие данные считаются закрытыми, а какие ещё требуют проверки.
Что должен проверить новый бухгалтер сразу после приёма документов
В первые дни новому специалисту желательно сопоставить остатки в 1С с банком и кассой, проверить расчёты с бюджетом, последние отчёты и выборочно — первичные документы по крупным операциям.
При смене бухгалтера особенно полезен принцип «сначала проверка — потом продолжение». Если новый сотрудник просто начинает вводить документы поверх старой базы, ошибки прошлых периодов постепенно смешиваются с текущим учётом. Если нужна независимая проверка и дальнейшее ведение, можно использовать бухгалтерское сопровождение с первичным аудитом состояния учёта.
Главное при передаче бухгалтерии
Правильная передача дел — это не передача одной базы 1С и нескольких папок. Новый бухгалтер должен получить бухгалтерскую документацию, отчётность, регистры, первичные документы, учётную политику, электронные архивы, сведения об остатках и незавершённых задачах. Отдельно необходимо переоформить доступы и проверить, кто сохраняет права в информационных системах.
Основной результат процедуры — возможность в любой момент ответить на три вопроса: до какой даты учёт полностью завершён, какими документами подтверждены остатки и какие задачи остаются открытыми. Если эти ответы зафиксированы, смена бухгалтера проходит управляемо, а риск потерять документы, пропустить отчётность или обнаружить старые ошибки уже после ухода сотрудника заметно снижается.