Істерді тапсыру кезінде бұрынғы бухгалтерден қандай құжаттарды алу керек

Бухгалтерді ауыстыру — тек кадрлық рәсім емес. Егер жаңа маман тек құжаттар папкасы мен 1С құпиясөзін алса, ол іс жүзінде тапсыру күнінде есептің аяқталғанын растаусыз жұмысты бастайды. Нәтижесінде бірнеше аптадан кейін тапсырылмаған есептер, контрагенттермен жабылмаған есеп айырысулар, салықтар бойынша алшақтықтар немесе бастапқы құжаттардың болмауы анықталуы мүмкін.

Сондықтан бухгалтерияны беруді жеке рәсім ретінде ұйымдастырған дұрыс: бұрынғы бухгалтер есепті аяқтайтын күнді анықтау, берілетін материалдардың тізбесін қалыптастыру, электрондық базаны тексеру және аяқталмаған мәселелерді тіркеу.

Міндетті түрде не берілуі тиіс

ҚР «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңы бухгалтерлік құжаттамаға бастапқы құжаттарды, бухгалтерлік есеп тіркелімдерін, қаржылық есептілікті және есеп саясатын жатқызады. Заң сондай-ақ бухгалтерлік құжаттаманы және есеп деректерін электрондық өңдеу бағдарламаларын заңнамада белгіленген мерзімдер ішінде сақтауды талап етеді. Сондықтан маман ауысқанда бухгалтердің жекелеген «жұмыс файлдарын» емес, компанияның құжаттары мен деректерінің толық жиынын алу маңызды.

Жаңа бухгалтер алуы тиіс бірінші нәрсе — өзекті есеп базасы. Егер компания 1С-та жұмыс істесе, жұмыс базасын, резервтік көшірмені, бағдарлама нұсқасы, пайдаланылатын конфигурация, кеңейтімдер және стандартты емес баптаулар туралы мәліметтерді береді. Құжаттар қай күнге дейін енгізілгенін, айлар жабылғанын және базаның жай-күйі соңғы тапсырылған есептілікпен сәйкес келетінін тексеру қажет.

Егер база толық емес, бүлінген немесе кезеңдердің бір бөлігі жоқ болса, бухгалтерлік және салықтық есепті қалпына келтіру қажет болуы мүмкін.

Бастапқы құжаттар: бұрынғы бухгалтерден нені сұрату керек

Бастапқы құжаттардың құрамы бизнеске байланысты, бірақ ЖШС мен ЖК-ның көпшілігі үшін мына блоктарды тексерген жөн:

• сатып алушылармен, өнім берушілермен, мердігерлермен, жалға берушілермен және басқа контрагенттермен шарттар;
• орындалған жұмыстар актілері, жүкқұжаттар, шот-фактуралар, ЭШФ, ТІЖ және өткізу мен сатып алудың басқа құжаттары;
• банк үзінділері, төлем құжаттары, корпоративтік карталар бойынша құжаттар;
• кассалық құжаттар, аванстық есептер және есеп беретін сомалар бойынша құжаттар;
• тауарлар, материалдар, негізгі құралдар және қорлар бойынша құжаттар, оның ішінде қабылдау, орын ауыстыру, есептен шығару актілері және түгендеу нәтижелері;
• егер бухгалтерия тиісті учаскені жүргізсе, жалақы мен қызметкерлер бойынша құжаттар;
• негізгі контрагенттермен салыстыру актілері және дебиторлық пен кредиторлық берешек бойынша құжаттар.

Егер бастапқы құжаттардың бір бөлігі электрондық түрде сақталса, құрылымдалған мұрағатты алып, түпнұсқалардың қайда екенін түсіну керек.

Жаңа маман құжаттарды есептегі операциялардың көрсетілуімен байланыстыра алуы үшін бастапқы құжаттарды тіркелімдермен және таратып жазулармен бірге берген жөн.

Жаңа бухгалтерге қандай тіркелімдер мен таратып жазулар қажет

Тапсыру күніне айналым-сальдо ведомосін, негізгі шоттардың карточкалары мен талдауларын, контрагенттер бойынша айналымдарды, ақша қаражаты, тауарлар, негізгі құралдар, салықтар, жалақы, дебиторлық және кредиторлық берешек бойынша қалдықтарды қалыптастырған жөн.

Ескі дебиторлық берешектің, расталмаған аванстардың, салықтар бойынша артық төлемдердің және басқа стандартты емес қалдықтардың таратып жазуын бөлек алған пайдалы.

Мысалы, айналым-сальдо ведомосінде сатып алушының 3,2 млн теңге қарызы тұр, бірақ бұрынғы бухгалтер контрагенттің оны бір ай бұрын төлегенін, ал төлемнің бөлінбегенін біледі. Егер мұны тапсыру кезінде тіркемесе, жаңа қызметкер берешекті нақты деп санап, қате басқарушылық немесе қаржылық есептілік қалыптастыруы мүмкін.

Есептілік және мемлекеттік органдармен есеп айырысулар

Жаңа бухгалтер қолжетімді кезеңдер бойынша тапсырылған салық, бухгалтерлік және статистикалық есептіліктің мұрағатын, сондай-ақ есептердің қабылданғаны туралы растауларды, қосымша және түзету нысандарын, мемлекеттік органдармен хат алмасуды және олардың хабарламаларын алуы тиіс.

Тапсыру күніне қандай есептер тапсырылғанын, қайсысын әлі дайындау керектігін және қандай жақын мерзімдерді өткізіп алуға болмайтынын салыстыру керек.

Егер меншік иесіне есептіліктің есеп деректеріне сәйкес келетініне көз жеткізу қажет болса, тексеруді келесі есепті кезең басталғанға дейін жүргізген мағыналы. Қажет болса декларацияларды дайындау мен бақылауды есептілікті дайындау және тапсыру қызметіне беруге болады.

Есеп саясаты және ішкі ережелер

Жаңа бухгалтерге қолданыстағы есеп саясатын, шоттардың жұмыс жоспарын, ішкі құжаттардың бекітілген нысандарын, құжат айналымы ережелерін, бухгалтерлік және салықтық есепке әсер ететін бұйрықтар мен шешімдерді беру қажет.

Стандартты емес операциялар бойынша құжаттар әсіресе маңызды: шығыстарды бөлу, өзіндік құн, жеңілдіктер, қайтарулар, валюталық операциялар, қарыздар, лизинг және бейрезиденттермен жұмыс.

Егер есеп тәртібі бұрын ресімделмеген болса немесе жаңа бухгалтердің қолданылған әдістемеге күмәні болса, нақты жағдайды талдай отырып бухгалтерлік және салықтық есеп бойынша консультация пайдалы.

Қолжетімділіктер: нені беру керек, ал нені ауыстыру керек

Бухгалтерия пайдаланған ақпараттық жүйелердің жеке тізбесін жасау керек: 1С, интернет-банк, ЭШФ АЖ, электрондық құжат айналымы жүйелері, мемлекеттік органдардың кабинеттері, статистикалық сервистер, бұлтты қоймалар және корпоративтік пошта.

Бұл ретте қолжетімділік мәселесін бұрынғы қызметкердің жеке ЭЦҚ кілттерін жай беру арқылы шешуге болмайды. ҚР Ұлттық куәландырушы орталығы ЭЦҚ кілттерін үшінші тұлғаларға бермеуді тікелей ұсынады. Жауапты тұлға ауысқанда өкілеттіктерді тексеріп, қажетсіз қолжетімділіктерді кері қайтарып, уәкілетті қызметкерге жаңаларын ресімдеген қауіпсіз.

Жұмыстан шыққаннан кейін бұрынғы қызметкерде корпоративтік поштаға, бұлтқа, банкке және басқа жүйелерге қолжетімділік сақталмағанын да тексеру керек.

Бухгалтерлік істерді қабылдау-тапсыру актісі қажет пе

Бизнес үшін қабылдау-тапсыру актісі — ең алдымен бақылау құралы. Онда нақты не берілгенін, қай кезең үшін, қандай түрде және есеп қай күнге аяқталғанын тіркеген ыңғайлы.

Актіге қағаз папкалар мен электрондық мұрағаттардың тізбесін, 1С базасы мен резервтік көшірме туралы мәліметтерді, есептілікті, тіркелімдерді, негізгі шоттар бойынша қалдықтарды, аяқталмаған операциялардың, алынған хабарламалардың, алдағы мерзімдердің және контрагенттерден әлі сұратылуы қажет құжаттардың тізімін енгізген жөн.

Егер қандай да бір материалдар болмаса, мұны да жазу керек. «Бастапқы құжаттар берілді» деген тұжырым тым жалпы. «Шілде айы үшін үш өнім берушіден актілер алынбаған», «ҚҚС салыстыру аяқталмаған», «алдыңғы жылғы базаның резервтік көшірмесі жоқ» деп көрсеткен әлдеқайда пайдалы.

Мысалы, жаңа бухгалтер ЖШС-ны 10 қыркүйекте қабылдайды. Бұрынғы маман құжаттарды берді, бірақ жекелеген есептеулерді және ірі өнім беруші бойынша салыстыруды аяқтамады. Бұл міндеттер актіде бөлек тіркеледі. Сонда басшы қандай деректер жабылған деп саналатынын, ал қайсысы әлі тексеруді талап ететінін түсінеді.

Құжаттарды қабылдағаннан кейін жаңа бухгалтер бірден нені тексеруі керек

Алғашқы күндері жаңа маманға 1С-тағы қалдықтарды банкпен және кассамен салыстырып, бюджетпен есеп айырысуларды, соңғы есептерді және іріктеп — ірі операциялар бойынша бастапқы құжаттарды тексерген жөн.

Бухгалтер ауысқанда «алдымен тексеру — содан кейін жалғастыру» қағидасы әсіресе пайдалы. Егер жаңа қызметкер құжаттарды ескі базаның үстінен жай енгізе бастаса, өткен кезеңдердің қателері біртіндеп ағымдағы есеппен араласады. Егер тәуелсіз тексеру және одан әрі жүргізу қажет болса, есептің жай-күйіне бастапқы аудит жүргізе отырып бухгалтерлік сүйемелдеуді пайдалануға болады.

Бухгалтерияны бергендегі ең бастысы

Істерді дұрыс тапсыру — бір 1С базасы мен бірнеше папканы беру емес. Жаңа бухгалтер бухгалтерлік құжаттаманы, есептілікті, тіркелімдерді, бастапқы құжаттарды, есеп саясатын, электрондық мұрағаттарды, қалдықтар мен аяқталмаған міндеттер туралы мәліметтерді алуы тиіс. Қолжетімділіктерді бөлек қайта ресімдеп, ақпараттық жүйелерде кімнің құқықтары сақталатынын тексеру қажет.

Рәсімнің негізгі нәтижесі — кез келген сәтте үш сұраққа жауап беру мүмкіндігі: есеп қай күнге дейін толық аяқталды, қалдықтар қандай құжаттармен расталады және қандай міндеттер ашық қалады. Егер бұл жауаптар тіркелсе, бухгалтерді ауыстыру басқарылатын түрде өтеді, ал құжаттарды жоғалту, есептілікті өткізіп алу немесе қызметкер кеткеннен кейін ескі қателерді анықтау тәуекелі айтарлықтай азаяды.

Чек-парақ

Бұрынғы бухгалтерден не алу керек

Алынғанды белгілеңіз — соңында қабылдау-тапсыру актісіне не жетіспейтіні көрінеді.

• Өзекті 1С базасы (тапсыру күніне жүктеме)
• Бастапқы құжаттар: шарттар, актілер, жүкқұжаттар, ЭШФ
• Тіркелімдер және шоттар бойынша қалдықтардың таратып жазулары
• Тапсырылған есептілік және дербес шоттан үзінді
• Кадрлық құжаттар және жалақы бойынша есеп айырысулар
• Есеп саясаты және ішкі регламенттер
• Қолжетімділіктер тізімі: ЭЦҚ, кабинеттер, банк-клиент
• Істерді қабылдау-тапсырудың қол қойылған актісі
• Тапсырғаннан кейін қолжетімділіктер мен ЭЦҚ ауыстырылған

Жиі қойылатын сұрақтар

Қандай құжаттарды міндетті түрде алу керек?

1С базасын, бастапқы құжаттарды, тіркелімдер мен қалдықтардың таратып жазуларын, тапсырылған есептілікті, есеп саясатын және қолжетімділіктер тізбесін.

Істерді тапсырғаннан кейін ЭЦҚ мен құпиясөздерді ауыстыру керек пе?

Иә. Кабинеттерге, банк-клиентке және ЭЦҚ-ға қолжетімділіктер акті қол қойылғаннан кейін бірден ауыстырылады.

Қабылдау-тапсыру актісін қай күнге жасау керек?

Тапсырудың нақты күніне — құжаттар тізбесімен және осы күнгі қалдықтармен.

Бұрынғы бухгалтер құжаттарды бермесе не істеу керек?

Құжаттар мен база компанияға тиесілі. Оларды жазбаша сұратып, бас тартуды тіркеңіз және қатар деректерді банктен, ЭШФ АЖ-дан және Салық төлеушінің кабинетінен қалпына келтіріңіз.