Қысқаша: Бастапқы құжаттар — шарттар, жүкқұжаттар, актілер, ЭШФ, төлем және кассалық құжаттар, кадрлық бұйрықтар — есептегі әр операцияны растайды. Оларсыз шығыс шегерімге, ал ҚҚС есепке жатқызуға қабылданбайды. Салықтарға қатысты есеп құжаттамасы салық бойынша талап қою мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақталады.
Меншік иесі үшін «бастапқы құжаттар» — бухгалтер ай соңында сұрайтын қағаздар. Салық органы үшін — операцияның болғанының жалғыз дәлелі. Төменде — қандай құжаттар шынымен қажет, оларды қанша уақыт сақтау керек және бухгалтер ауысқанда немесе көшкенде оларды қалай жоғалтпау керек.
Бастапқы құжаттарға не жатады
Бастапқы есеп құжаты операция фактісін тіркейді: тауарды беру, жұмыстарды орындау, төлем, жалақыны есептеу. Оларға қойылатын талаптар Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы заңмен, ал салық мақсаттары үшін — Салық кодексімен белгіленген. Негізгі топтар:
| Операция | Құжаттар |
|---|---|
| Тауарларды сату | шарт, жүкқұжат, ЭШФ, қажет болса ТІЖ және ТКЖ |
| Қызметтер, жұмыстар көрсету | шарт, орындалған жұмыстар актісі (ОЖА), ЭШФ |
| Сатып алулар мен шығыстар | шарт, жүкқұжат немесе акт, кіріс ЭШФ, төлем құжаты |
| Ақша | банк үзінділері, төлем тапсырмалары, кіріс және шығыс кассалық ордерлер, БКМ чектері |
| Персонал | еңбек шарттары, бұйрықтар, табельдер, есеп айырысу ведомостері |
| Есеп беретін сомалар және іссапарлар | аванстық есептер, чектер, жол жүру және тұру туралы құжаттар |
| Негізгі құралдар | қабылдау-тапсыру актілері, пайдалануға беру және есептен шығару туралы құжаттар |
Әр құжат үшін міндетті деректемелер маңызды: атауы, күні, тараптар, операцияның мазмұны, саны мен сомасы, жауапты адамдардың қолдары. Күні немесе қолы жоқ құжат формалды түрде бар, бірақ тексеру кезінде операцияның растауы ретінде қабылданбауы мүмкін. Сондықтан деректемелерді тексеруге дайындалғанда емес, құжатты алған кезде тексерген жөн.
Жеке санат — қызметкерлер бойынша құжаттар. Еңбек шарттары, қабылдау, демалыс және жұмыстан шығару туралы бұйрықтар, табельдер салықтар үшін ғана емес, еңбек инспекциясы үшін де қажет. Тексеру кезінде олардың болмауы — жеке бұзушылық, ал кадрлық құжаттарды өткен күнмен қалпына келтіру бухгалтерлік құжаттардан қиынырақ.
Неліктен бастапқы құжатсыз шығыс «есептелмейді»
КТС бойынша шегерімдер мен ҚҚС есепке жатқызу тек расталған операциялар бойынша қабылданады. Егер компанияда өнім берушіге төлем болып, бірақ акт немесе жүкқұжат болмаса, салық органы шығысты алып тастауға құқылы: төлемнің өзі қызметтің көрсетілгенін дәлелдемейді. Тексерулер кезінде дәл осындай олқылықтар жиі табылады — толығырақ салық органы табатын типтік қателер туралы мақалада.
Құжаттарды қанша уақыт сақтау керек
Салық кодексінің 206-бабы бойынша салық салуға қатысты есеп құжаттамасы әр салық бойынша талап қою мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақталады. Мерзім осы құжаттар бойынша салық есептелген кезеңнен кейінгі салық кезеңінен бастап есептеледі. Кейбір құжаттар үшін — мысалы, негізгі құралдардың құнын растайтындар үшін — мерзім ұзағырақ: олар актив пайдаланылып жүргенде және одан кейін сақталады.
ЭШФ АЖ-да тіркелген шот-фактураларды, бухгалтерлік құжаттарды және бастапқы құжаттарды қағазда сақтау міндетті емес — олар жүйеде сақталады.
Егер құжаттар электрондық түрде жүргізілсе, файлдың өзін де, қолтаңбаның растауын да сақтау маңызды.
Мерзімді есептеу мысалы
ЖШС қызметтерге акт пен ЭШФ-ті 2026 жылғы наурызда алды, шығыс 2026 жылғы КТС бойынша декларацияда ескерілді. Сақтау мерзімі 2027 жылдан басталады. Шағын бизнес үшін жалпы талап қою мерзімі — әдетте 3 жыл, бірақ заң кемінде бес жыл сақтауды талап етеді. Демек, акт кемінде 2031 жылдың соңына дейін сақталады. Егер осы кезең бойынша тексеру басталса немесе қосымша декларация берілсе, рәсімдер аяқталғанға дейін сақтау керек.
Сақтауды қалай ұйымдастыру керек
- Құжаттарды кезеңдер мен түрлер бойынша сақтаңыз: сатылымдар, сатып алулар, банк, касса, кадрлар.
- Қол қойылған қағаз құжаттарды сканерлеп, сканерді есептегі жазбаның жанында сақтаңыз.
- Өнім берушілерден құжаттарды жыл соңында емес, бір ай ішінде алыңыз.
- Есеп базасы мен электрондық мұрағаттың резервтік көшірмелерін жасаңыз.
- Бухгалтер ауысқанда тапсыруды тізімдеме бойынша ресімдеңіз — қандай құжаттар және қай кезеңдер үшін берілді. Тізім — бұрынғы бухгалтерден қандай құжаттарды алу керек мақаласында.
Электрондық құжаттар және ЭҚА
Бастапқы құжаттардың едәуір бөлігі бүгінде тек электрондық түрде болады. Бұл сақтауды жеңілдетеді, бірақ тәртіпті талап етеді.
- ЭШФ ЭШФ АЖ-да жазылады және сақталады. Оларды мұрағат үшін басып шығарудың қажеті жоқ, бірақ кезеңдегі тізілімді жүктеп алған жөн.
- Электрондық құжат айналымы жүйелері арқылы қол қойылған ЭЦҚ-сы бар актілер мен жүкқұжаттар қолы қойылған қағаздармен бірдей күшке ие. Оларды жүйеде немесе қолтаңба файлдарымен жүктеме түрінде сақтаңыз.
- Қағаз құжаттардың сканерлері — ыңғайлы көшірме, бірақ қолы қойылған түпнұсқаның орнын баспайды.
- Банк үзінділерін банктен кез келген кезеңге алуға болады, бірақ оларды ай сайын жүктеп алған жөн — банк ауысуы мүмкін.
- Онлайн-БКМ чектері фискалдық деректер операторына беріледі; касса бойынша есептерді айлық пакетпен бірге жүктеп алыңыз.
Практикалық ереже: есептегі әр жазбаның құжатқа сілтемесі болуы тиіс — ЭШФ нөмірі, акт файлы немесе жүкқұжат сканері. Сонда салық органы сұрағанда құжат бірнеше минутта табылады.
Негізгі контрагенттермен ЭҚА-ға көшу актілер үшін әсіресе пайдалы: жарты жылдан кейін қол қойылған қағаз акт шығыстың басқа кезеңге түсуінің жиі себебі. Электрондық актіге жұмыстар тапсырылған күні қол қойылады.
Ішкі тәртіпті де анықтаңыз: өнім берушілерден құжаттарды кім алады, оларды кім тексереді, бухгалтерге кім береді және қандай мерзімде. Мысалы, «барлық актілер мен жүкқұжаттар келесі айдың 5-іне дейін бухгалтерге беріледі». Мұндай ереже шағын бизнестің басты мәселесін — менеджерлер мен жүргізушілерде жатып, есепке жарты жылдан кейін түсетін немесе мүлдем түспейтін құжаттарды шешеді.
Құжаттар жоғалса не істеу керек
- Контрагенттер мен банктерден көшірмелерді сұратыңыз.
- ЭШФ-ті ЭШФ АЖ-дан, үзінділерді — банктен қалпына келтіріңіз.
- Егер құжаттар жойылса немесе ұрланса, жоғалу себептері туралы акт ресімдеңіз.
- Растауы жоқ операциялар бойынша салықтық салдарды алдын ала бағалаңыз.
Қорытынды
Бастапқы құжаттар — бухгалтерге арналған қағаздар емес, сіздің шығыстарыңыз бен ҚҚС есепке жатқызуыңыздың қорғанысы. Ағымдағы жылдың құжаттарын жинап, олқылықтарды тексеріп, оларды алудың ай сайынғы тәртібін баптаңыз. Бастапқы құжаттарды бақылауды және электрондық мұрағатты Астанада ЖШС мен ЖК бухгалтериясын жүргізу аясында жүргіземіз: құжаттар тексеру алдында емес, түскен кезде тексеріледі.
Чек-парақ
Ай бойынша бастапқы құжаттардағы тәртіп
Тармақтарды әр айдың соңында белгілеңіз — нәтиже браузерде сақталады.
- Әр сату бойынша шарт, жүкқұжат немесе акт және ЭШФ бар
- Өнім берушіге әр төлем бойынша акт немесе жүкқұжат және кіріс ЭШФ бар
- Банк үзінділері есеппен салыстырылған
- Кассалық құжаттар және БКМ есептері орнында
- Табель және есеп айырысу ведомостеріне қол қойылған
- Аванстық есептер чектермен жабылған
- Қағаз құжаттар сканерленіп, кезеңдер бойынша бөлінген
- База мен мұрағаттың резервтік көшірмесі жасалған
Жиі қойылатын сұрақтар
Құжаттарды тек электрондық түрде сақтауға бола ма?
Электрондық түрде жасалған және қол қойылған құжаттарды (ЭШФ, ЭЦҚ-сы бар құжаттар) — иә. Қолы қойылған қағаз түпнұсқаларды қағазда, ал сканерді резервтік көшірме ретінде сақтаған жөн.
Оңайлатылған режимдегі ЖК бастапқы құжаттарды сақтауы керек пе?
Иә. Бухгалтерлік есеп жүргізілмесе де, құжаттар салықтық есеп үшін табысты және операцияларды растайды.
Тексеру кезінде бастапқы құжаттардың болмауы неге әкеледі?
Құжатсыз шығыстар шегерімдерден, ҚҚС есепке жатқызудан алынып тасталады, салық өсімпұлмен қосымша есептеледі. Әкімшілік жауапкершілік те болуы мүмкін.
ЖШС таратылғанда құжаттармен не істеу керек?
Сақтау мерзімі өткен құжаттар акт бойынша жойылады, қалғандары мұрағаттар туралы заңнамаға сәйкес сақтауға беріледі.
Материал ақпараттық сипатта және автордың пікірін білдіреді; Lestan компаниясының ұстанымы автордың пікірімен сәйкес келмеуі мүмкін. Қазақстан заңнамасы өзгеріп отырады — мәліметтердің өзектілігін сұрау бойынша бізден нақтылаңыз.
