Подотчётные суммы: как выдавать и отчитываться без доначислений

Подотчёт — один из самых «грязных» участков учёта в малом бизнесе. Директор расплачивается корпоративной картой, сотрудники покупают материалы наличными, а авансовые отчёты собираются раз в полгода. При проверке это превращается в доначисления по двум направлениям: по налогам работника и по расходам компании.

Как выдают подотчётные суммы

• Наличными из кассы — по расходному кассовому ордеру.
• Переводом на карту сотрудника — с назначением «под отчёт на хозяйственные расходы» или «на командировку».
• Через корпоративную карту — каждая покупка по карте уже является подотчётной суммой держателя карты.

Для каждого способа нужен документ-основание: приказ, служебная записка или заявление сотрудника с целью и суммой. Без основания перевод на карту сотрудника выглядит как выплата дохода.

Что закрепить в учётной политике

Сроки в таблице — пример; закон даёт компании право установить их самостоятельно. Главное — чтобы они были зафиксированы и соблюдались.

Какие документы принимать

Расход подтверждается первичным документом, из которого видно, что куплено, у кого и за сколько. Для покупок у плательщиков НДС — желательно ЭСФ на компанию, а не только чек, иначе НДС к зачёту не принять. Слип банковского терминала без фискального чека — не подтверждение покупки. Подробнее о требованиях к документам — в статье о первичных документах.

Отдельное правило нужно для корпоративных карт. Если держатель карты по ошибке оплатил ею личную покупку, он должен в течение срока отчёта вернуть деньги на счёт компании и указать это в авансовом отчёте. Иначе сумма останется непогашенным подотчётом. Ещё одна частая ситуация — подписки и онлайн-сервисы, которые списываются с карты автоматически: по ним тоже нужен счёт или инвойс, иначе расход не подтвердить, а если поставщик — нерезидент, возникают и налоговые обязанности по его услугам.

Пример

Директор ТОО получил под отчёт 500 000 ₸ на закупку материалов. Через месяц он сдал авансовый отчёт с чеками на 380 000 ₸, остаток 120 000 ₸ не вернул и не подтвердил. Через год при проверке:

• 120 000 ₸ признали доходом директора — с них доначислили ИПН и социальные платежи, а ТОО как налоговый агент заплатило пеню;
• из 380 000 ₸ чеки на 70 000 ₸ оказались без указания товаров — эти расходы исключили из вычетов по КПН.

Если бы остаток вернули в кассу в срок, а за материалы взяли накладные на ТОО, доначислений бы не было.

Когда подотчёт становится доходом сотрудника

• сумма не возвращена и не подтверждена документами в установленный срок;
• расходы не связаны с деятельностью компании — личные покупки;
• подотчёт выдаётся регулярно без отчётов — фактически это скрытая зарплата;
• долг сотрудника по подотчёту списан компанией.

Налоговые последствия таких выплат определяет Налоговый кодекс: доход работника облагается так же, как зарплата. Разъяснения по удержанию ИПН публикует КГД.

Как навести порядок

1. Утвердите приказом список подотчётных лиц, сроки и перечень документов.
2. Выдавайте новую сумму только после отчёта по предыдущей.
3. Закрывайте корпоративные карты ежемесячно по выписке.
4. Раз в месяц проверяйте остатки по счёту подотчётных лиц: старые долги — первый сигнал проблемы.
5. По просроченным суммам — требуйте возврат или удерживайте из зарплаты с письменного согласия, а не списывайте.
6. Перед годовой отчётностью проведите инвентаризацию расчётов с подотчётными лицами.

Если подотчёт годами не закрывался, это признак того, что учёт нужно приводить в порядок целиком, — см. статью что делать, если учёт несколько месяцев не вёлся.

Командировки и подотчёт

Командировочные расходы — самая крупная статья подотчёта во многих компаниях. Чтобы они признавались расходом и не становились доходом сотрудника, нужен полный комплект документов:

• приказ о командировке с целью, местом и сроками поездки;
• проездные документы: билеты, посадочные талоны, чеки на такси или топливо;
• документы о проживании: счёт гостиницы и фискальный чек;
• подтверждение цели поездки: договор, протокол встречи, акт выполненных работ;
• авансовый отчёт с расчётом суточных.

Суточные в пределах норм, установленных Налоговым кодексом, не облагаются ИПН. Выплаты сверх норм, а также расходы без подтверждающих документов считаются доходом работника и облагаются как зарплата. Нормы суточных и порядок их расчёта стоит закрепить в приказе о командировках, чтобы бухгалтер не решал этот вопрос каждый раз заново.

Если сотрудник вернулся раньше или поездка отменилась, неиспользованный аванс возвращается в кассу или на счёт вместе с авансовым отчётом — в том же сроке, что установлен для обычного подотчёта.

Итог

Подотчёт безопасен, когда у него есть правила: основание выдачи, срок отчёта, документы и возврат остатка. Без этих правил каждая непогашенная сумма — потенциальный доход сотрудника и непризнанный расход компании. Контроль подотчётных лиц и авансовых отчётов входит в бухгалтерское сопровождение Lestan.

Самопроверка

Чек-лист: подотчёт под контролем

Отметьте, что уже есть в компании. Неотмеченные пункты — частые причины доначислений по подотчёту.

• Приказом утверждён список подотчётных лиц
• Срок авансового отчёта закреплён в учётной политике
• У каждой выдачи есть основание — приказ или заявление
• Новая сумма выдаётся только после отчёта по предыдущей
• Корпоративные карты закрываются ежемесячно
• К отчётам прикладываются чеки, накладные, ЭСФ — не только слипы
• Остатки по подотчёту проверяются раз в месяц
• Просроченные суммы возвращаются или удерживаются, а не списываются

Частые вопросы

В какой срок нужно отчитаться за подотчётные суммы?

В срок, который компания установила в учётной политике или приказе. Важно, чтобы он был зафиксирован и соблюдался.

Может ли невозвращённый подотчёт стать доходом сотрудника?

Да. Если сумма не подтверждена и не возвращена, её могут признать доходом сотрудника с удержанием ИПН и начислением социальных платежей.

Достаточно ли слипа терминала для авансового отчёта?

Нет. Нужен фискальный чек или накладная, ЭСФ, акт — документ, из которого видно, что и у кого куплено.

Можно ли выдать новую сумму, если старая не закрыта?

Лучше не выдавать: это правило стоит закрепить в учётной политике, чтобы долги не накапливались.