Қысқаша: Есеп беретін сомалар — компанияның атынан шығыстарға қызметкерге берілген ақшасы. Беру тәртібін, есеп беру мерзімдерін және растайтын құжаттар тізбесін компания есеп саясатында немесе бұйрықта белгілейді. Шығыс бастапқы құжаттармен расталса және қызметпен байланысты болса, танылады. Егер сома қайтарылмаса және расталмаса, салық органы оны ЖТС және әлеуметтік төлемдермен бірге қызметкердің табысы деп, ал шығысты қызметке қатысы жоқ деп тануы мүмкін.
Есеп беретін сомалар — шағын бизнестегі есептің ең «лас» учаскелерінің бірі. Директор корпоративтік картамен төлейді, қызметкерлер материалдарды қолма-қол сатып алады, ал аванстық есептер жарты жылда бір рет жиналады. Тексеру кезінде бұл екі бағыт бойынша қосымша есептеулерге айналады: қызметкердің салықтары бойынша және компанияның шығыстары бойынша.
Есеп беретін сомалар қалай беріледі
- Кассадан қолма-қол — шығыс кассалық ордері бойынша.
- Қызметкердің картасына аударым — «шаруашылық шығыстарына есеп беру шартымен» немесе «іссапарға» деген мақсатпен.
- Корпоративтік карта арқылы — карта бойынша әр сатып алу карта ұстаушының есеп беретін сомасы болып табылады.
Әр тәсіл үшін негіз құжат керек: мақсаты мен сомасы көрсетілген бұйрық, қызметтік жазба немесе қызметкердің өтініші. Негізсіз қызметкердің картасына аударым табыс төлеу сияқты көрінеді.
Есеп саясатында нені бекіту керек
| Параметр | Тұжырым мысалы |
|---|---|
| Есеп беру шартымен кім ала алады | бұйрықпен бекітілген тізім бойынша қызметкерлер |
| Аванстық есеп мерзімі | шығыстан немесе іссапардан оралғаннан кейін 5 жұмыс күнінен кешіктірмей |
| Қалдықты қайтару мерзімі | аванстық есеппен бірге |
| Жаңа беру | тек алдыңғы сома бойынша есептен кейін |
| Құжаттар | фискалдық чек, ЭШФ немесе жүкқұжат, акт, отырғызу талоны, шарт |
| Корпоративтік карталар | үзінді көшірме бойынша есеп ай сайын, 5-іне дейін |
Кестедегі мерзімдер — мысал; заң компанияға оларды өз бетінше белгілеу құқығын береді. Ең бастысы — олар бекітілген және сақталатын болуы керек.
Қандай құжаттарды қабылдау керек
Шығыс не сатып алынғаны, кімнен және қаншаға екені көрінетін бастапқы құжатпен расталады. ҚҚС төлеушілерден сатып алу үшін — тек чек емес, компанияға ЭШФ болғаны жөн, әйтпесе ҚҚС-ты есепке алуға болмайды. Фискалдық чексіз банк терминалының слипі сатып алуды растамайды. Құжаттарға қойылатын талаптар туралы толығырақ — бастапқы құжаттар туралы мақалада.
Корпоративтік карталар үшін бөлек қағида қажет. Егер карта ұстаушы қателесіп онымен жеке сатып алуға төлесе, ол есеп беру мерзімі ішінде ақшаны компания шотына қайтарып, мұны аванстық есепте көрсетуі керек. Әйтпесе сома өтелмеген есеп беретін сома болып қалады. Тағы бір жиі жағдай — картадан автоматты түрде есептен шығарылатын жазылымдар мен онлайн-сервистер: олар бойынша да шот немесе инвойс керек, әйтпесе шығысты растау мүмкін емес, ал өнім беруші резидент емес болса, оның қызметтері бойынша салықтық міндеттер де туындайды.
Мысал
ЖШС директоры материалдар сатып алуға есеп беру шартымен 500 000 ₸ алды. Бір айдан кейін ол 380 000 ₸-ге чектермен аванстық есеп тапсырды, 120 000 ₸ қалдықты қайтармады және растамады. Бір жылдан кейін тексеру кезінде:
- 120 000 ₸ директордың табысы деп танылды — одан ЖТС пен әлеуметтік төлемдер қосымша есептелді, ал ЖШС салық агенті ретінде өсімпұл төледі;
- 380 000 ₸-ден 70 000 ₸-лік чектерде тауарлар көрсетілмеген болып шықты — бұл шығыстар КТС бойынша шегерімдерден алынып тасталды.
Қалдық кассаға мерзімінде қайтарылып, материалдарға ЖШС атына жүкқұжаттар алынғанда, қосымша есептеулер болмас еді.
Есеп беретін сома қашан қызметкердің табысына айналады
- сома белгіленген мерзімде қайтарылмаған және құжаттармен расталмаған;
- шығыстар компания қызметімен байланысты емес — жеке сатып алулар;
- есеп беретін сома есептерсіз тұрақты беріледі — іс жүзінде бұл жасырын жалақы;
- қызметкердің есеп беретін сома бойынша қарызын компания есептен шығарған.
Мұндай төлемдердің салықтық салдарын Салық кодексі айқындайды: қызметкердің табысына жалақы сияқты салық салынады. ЖТС ұстау бойынша түсіндірмелерді МКК жариялайды.
Қалай тәртіп орнату керек
- Есеп беретін тұлғалардың тізімін, мерзімдерді және құжаттар тізбесін бұйрықпен бекітіңіз.
- Жаңа соманы тек алдыңғысы бойынша есептен кейін беріңіз.
- Корпоративтік карталарды ай сайын үзінді көшірме бойынша жабыңыз.
- Айына бір рет есеп беретін тұлғалар шоты бойынша қалдықтарды тексеріңіз: ескі қарыздар — мәселенің алғашқы белгісі.
- Мерзімі өткен сомалар бойынша — есептен шығармай, қайтаруды талап етіңіз немесе жазбаша келісіммен жалақыдан ұстаңыз.
- Жылдық есептілік алдында есеп беретін тұлғалармен есеп айырысуларды түгендеңіз.
Егер есеп беретін сомалар жылдар бойы жабылмаса, бұл есепті тұтастай ретке келтіру керек екенінің белгісі — есеп бірнеше ай жүргізілмесе не істеу керек мақаласын қараңыз.
Іссапарлар және есеп беретін сомалар
Іссапар шығыстары — көптеген компанияларда есеп беретін сомалардың ең ірі бабы. Олар шығыс ретінде танылып, қызметкердің табысына айналмауы үшін құжаттардың толық жиынтығы қажет:
- сапардың мақсаты, орны және мерзімдері көрсетілген іссапар туралы бұйрық;
- жол құжаттары: билеттер, отырғызу талондары, такси немесе отын чектері;
- тұру туралы құжаттар: қонақүй шоты және фискалдық чек;
- сапар мақсатының растамасы: шарт, кездесу хаттамасы, орындалған жұмыстар актісі;
- тәуліктік ақы есебі бар аванстық есеп.
Салық кодексінде белгіленген нормалар шегіндегі тәуліктік ақыға ЖТС салынбайды. Нормалардан тыс төлемдер, сондай-ақ растайтын құжаттарсыз шығыстар қызметкердің табысы болып саналады және жалақы сияқты салық салынады. Тәуліктік ақы нормалары мен оларды есептеу тәртібін бухгалтер бұл мәселені әр жолы қайта шешпеуі үшін іссапарлар туралы бұйрықта бекіткен жөн.
Қызметкер ертерек оралса немесе сапар тоқтатылса, пайдаланылмаған аванс аванстық есеппен бірге — әдеттегі есеп беретін сома үшін белгіленген мерзімде кассаға немесе шотқа қайтарылады.
Қорытынды
Есеп беретін сомалардың қағидалары болса, олар қауіпсіз: беру негізі, есеп мерзімі, құжаттар және қалдықты қайтару. Бұл қағидаларсыз әр өтелмеген сома — қызметкердің ықтимал табысы және компанияның танылмаған шығысы. Есеп беретін тұлғалар мен аванстық есептерді бақылау Lestan-ның бухгалтерлік сүйемелдеуіне кіреді.
Өзін-өзі тексеру
Чек-парақ: есеп беретін сомалар бақылауда
Компанияда бар нәрсені белгілеңіз. Белгіленбеген тармақтар — есеп беретін сомалар бойынша қосымша есептеулердің жиі себептері.
- Есеп беретін тұлғалардың тізімі бұйрықпен бекітілген
- Аванстық есеп мерзімі есеп саясатында бекітілген
- Әр берудің негізі бар — бұйрық немесе өтініш
- Жаңа сома тек алдыңғысы бойынша есептен кейін беріледі
- Корпоративтік карталар ай сайын жабылады
- Есептерге тек слиптер емес, чектер, жүкқұжаттар, ЭШФ қоса беріледі
- Есеп беретін сомалар бойынша қалдықтар айына бір рет тексеріледі
- Мерзімі өткен сомалар есептен шығарылмай, қайтарылады немесе ұсталады
Жиі қойылатын сұрақтар
Есеп беретін сомалар үшін қандай мерзімде есеп беру керек?
Компания есеп саясатында немесе бұйрықта белгілеген мерзімде. Оның бекітілуі және сақталуы маңызды.
Қайтарылмаған есеп беретін сома қызметкердің табысына айнала ма?
Иә. Сома расталмаса және қайтарылмаса, ол ЖТС ұсталып, әлеуметтік төлемдер есептеле отырып, қызметкердің табысы деп танылуы мүмкін.
Аванстық есепке терминал слипі жеткілікті ме?
Жоқ. Фискалдық чек немесе жүкқұжат, ЭШФ, акт — не және кімнен сатып алынғаны көрінетін құжат керек.
Ескі сома жабылмаса, жаңасын беруге бола ма?
Бермеген дұрыс: қарыздар жиналмас үшін бұл қағиданы есеп саясатында бекіткен жөн.
Материал ақпараттық сипатта және автордың пікірін білдіреді; Lestan компаниясының ұстанымы автордың пікірімен сәйкес келмеуі мүмкін. Қазақстан заңнамасы өзгеріп отырады — мәліметтердің өзектілігін сұрау бойынша бізден нақтылаңыз.
