Коротко: При приёме сотрудника нужно заключить письменный трудовой договор, издать приказ о приёме, получить заявление на вычет 30 МРП и внести сведения о договоре в ЕСУТД — единую систему учёта трудовых договоров. С 12 марта 2026 года за нарушение обязанности по ЕСУТД предусмотрен штраф от 30 МРП. Налоги и взносы с первой зарплаты уплачиваются до 25 числа следующего месяца, а в форме 200.00 сотрудник появляется за квартал, в котором его приняли.
Первый сотрудник — момент, когда у компании появляются обязанности работодателя и налогового агента. Ошибки на этом этапе стоят дороже, чем кажется: нет договора — нет оснований для расходов, нет сведений в ЕСУТД — штраф и расхождения при камеральном контроле.
Документы при приёме
| Документ | Зачем нужен |
|---|---|
| Трудовой договор | основание трудовых отношений: должность, оклад, режим работы, дата начала |
| Приказ о приёме | акт работодателя, с которым работник знакомится под подпись |
| Документы работника | удостоверение личности, документы об образовании и квалификации — если они нужны для должности |
| Заявление на базовый вычет | основание применять вычет 30 МРП при расчёте ИПН |
| Ознакомление с локальными актами | правила трудового распорядка, должностная инструкция, охрана труда |
| Сведения в ЕСУТД | учёт договора в государственной системе |
Трудовые отношения регулирует Трудовой кодекс Республики Казахстан. Если вместо трудового договора планируется договор ГПХ, проверьте, нет ли в нём признаков трудовых отношений, — об этом в статье трудовой договор или ГПХ.
ЕСУТД: что важно знать
ЕСУТД — единая система учёта трудовых договоров. Работодатель обязан вносить в неё сведения о заключённых трудовых договорах, их изменениях и расторжении. С 12 марта 2026 года действуют поправки в КоАП (закон № 257-VIII): за нарушение этой обязанности предусмотрен штраф от 30 МРП.
Практическое правило — вносить сведения в день подписания договора, не откладывая. Так же — при изменении должности или оклада и при увольнении. Данные ЕСУТД используются при сопоставлении со сведениями о выплатах, поэтому сотрудник, которого нет в ЕСУТД, но есть в 200.00, или наоборот, — повод для вопросов.
Пошагово: день приёма
- Подпишите трудовой договор в двух экземплярах до начала работы.
- Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника.
- Внесите сведения о договоре в ЕСУТД.
- Получите заявление на вычет 30 МРП или письменное подтверждение, что вычет применяется у другого работодателя.
- Ознакомьте с правилами трудового распорядка и должностной инструкцией.
- Заведите карточку работника в учётной программе: дата рождения важна для ОПВР, признак вычета — для ИПН.
Первые налоги: пример
Сотрудник 1992 года рождения принят 1 октября с окладом 400 000 ₸, заявление на вычет подано, ТОО на общеустановленном режиме.
| Платёж | Расчёт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| ОПВ 10 % | 400 000 × 10 % | 40 000 |
| ВОСМС 2 % | 400 000 × 2 % | 8 000 |
| ИПН 10 % | (400 000 − 40 000 − 8 000 − 129 750) × 10 % | 22 225 |
| На руки | 400 000 − 40 000 − 8 000 − 22 225 | 329 775 |
| ОПВР 3,5 % | 400 000 × 3,5 % | 14 000 |
| Социальные отчисления 5 % | (400 000 − 40 000) × 5 % | 18 000 |
| ООСМС 3 % | 400 000 × 3 % | 12 000 |
| Социальный налог 6 % | (400 000 − 40 000 − 8 000) × 6 % | 21 120 |
| Стоимость для ТОО | 400 000 + платежи работодателя | 465 120 |
Все суммы за октябрь перечисляются до 25 ноября, а сотрудник отражается в форме 200.00 за IV квартал — до 15 февраля. На упрощённой декларации социального налога нет, и стоимость для компании будет 444 000 ₸. Подробный разбор формул — в статье о расчёте зарплаты и налогов.
Если сотрудник принят не с первого числа месяца, зарплата начисляется за фактически отработанное время, и все удержания и взносы считаются от фактически начисленной суммы. Вычет 30 МРП применяется в пределах этого дохода. Например, при приёме 15 октября с окладом 400 000 ₸ за октябрь начисляется только часть оклада, а налоги считаются уже от неё.
Частые ошибки при приёме
- Сотрудник выходит на работу «на испытание» без договора — трудовые отношения уже возникли, а документов нет.
- Сведения в ЕСУТД внесены с опозданием или не внесены вовсе.
- Нет заявления на вычет — либо вычет применяют без заявления.
- Не указана дата рождения — ОПВР начисляется неверно.
- Оклад в договоре отличается от оклада в приказе и в программе.
- Первую зарплату выплатили, а налоги — «в конце квартала».
Если сотрудник — совместитель или иностранец
Совместитель. С ним заключается такой же трудовой договор, сведения о нём так же вносятся в ЕСУТД. Отличие — в вычете 30 МРП: он применяется только у одного работодателя, и чаще всего это основное место работы. Поэтому при приёме совместителя попросите письменно указать, где применяется вычет. Если заявления нет, ИПН у вас считается без вычета. Подробнее — в статье о вычете 30 МРП.
Иностранец. Порядок налогообложения зависит от налогового резидентства: резидентом Казахстана признаётся физлицо, которое находится в стране не менее 183 календарных дней в течение любого последовательного 12-месячного периода. От статуса работника — например, наличия вида на жительство — зависит и обязанность по пенсионным взносам и платежам на медицинское страхование. Кроме того, для иностранцев действуют правила миграционного законодательства. Такие случаи лучше разбирать до подписания договора, а не после первой зарплаты.
Итог
Приём сотрудника — это шесть действий в один день: договор, приказ, ЕСУТД, заявление на вычет, ознакомление и карточка в программе. Сделанные вовремя, они закрывают и трудовые, и налоговые риски. Как выстроить фонд оплаты труда без лишней нагрузки — разберём в рамках оптимизации налогов для компании с сотрудниками. Разъяснения по налогам с зарплаты публикует КГД.
Самопроверка
Чек-лист приёма сотрудника
Отметьте, что уже сделано. Неотмеченные пункты — частые причины штрафов и расхождений в 200.00.
- Трудовой договор подписан до начала работы
- Приказ о приёме издан, работник ознакомлен
- Сведения о договоре внесены в ЕСУТД
- Есть заявление на вычет 30 МРП или подтверждение, что вычет у другого работодателя
- Работник ознакомлен с правилами и должностной инструкцией
- Карточка в программе: дата рождения, оклад, признак вычета
- Оклад совпадает в договоре, приказе и программе
- Налоги с первой зарплаты запланированы до 25 числа
Частые вопросы
Что такое ЕСУТД?
Единая система учёта трудовых договоров. Работодатель вносит в неё сведения о заключении, изменении и расторжении трудовых договоров.
Какой штраф за нарушения по ЕСУТД?
С 12 марта 2026 года КоАП предусматривает штраф от 30 МРП за нарушение обязанности по внесению сведений.
Когда платить налоги с первой зарплаты?
До 25 числа месяца, следующего за месяцем выплаты. За октябрь — до 25 ноября.
Можно ли принять сотрудника без трудового договора на испытательный срок?
Нет. Испытательный срок устанавливается в самом трудовом договоре, который подписывается до начала работы.
Материал носит информационный характер и отражает мнение автора; позиция компании Lestan может не совпадать с мнением автора. Законодательство Казахстана меняется — актуальность сведений на дату вашего обращения уточняйте у нас по запросу.
