Компанияның бухгалтерлік есебін қашан қалпына келтіру қажет

Бухгалтерлік есеп сирек бір сәтте жарамсыз болады. Әдетте мәселелер жинақталады: құжаттардың бір бөлігі өткізілмеген, банк операциялары толық көрсетілмеген, 1С-тағы қалдықтар нақтымен сәйкес келмейді, ал бухгалтер ауысқаннан кейін жекелеген сомалардың шығу тегін ешкім түсіндіре алмайды. Мұндай жағдайда әдеттегі ағымдағы жүргізу енді жеткіліксіз — компанияға бухгалтерлік және салықтық есепті қалпына келтіру қажет.

Бухгалтерлік есепті қалпына келтіру нені білдіреді

Бухгалтерлік есепті қалпына келтіру — өткен кезеңдердің деректерін шаруашылық операциялары құжаттармен расталған, тіркелімдерде көрсетілген, контрагенттермен және бюджетпен есеп айырысулар салыстырылған, ал есептілік есеп деректеріне сәйкес келетін күйге келтіру.

Қазақстан заңнамасында есепті қалпына келтіру дербес рәсім ретінде бөлінбеген. Алайда ҚР «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңы бухгалтерлік жазбаларды бастапқы құжаттармен растауды, операцияларды хронологиялық және уақтылы көрсетуді және синтетикалық пен талдамалық есептің сәйкестігін қамтамасыз етуді талап етеді. Бухгалтерлік құжаттамаға бастапқы құжаттар, бухгалтерлік есеп тіркелімдері, қаржылық есептілік және есеп саясаты кіреді.

Сондықтан қалпына келтіру қажеттілігі компания іс жүзінде бұл талаптарды орындауды тоқтатқанда, ал өткен деректердің дұрыстығын бірнеше құжатты әдеттегідей тексеру арқылы растау мүмкін болмағанда туындайды.

Қалпына келтіру шын мәнінде қашан қажет

Бірінші айқын жағдай — бухгалтерлік есеп біраз уақыт мүлдем жүргізілмеген. Компания төлем алып, тауар сатып алып, жалақы төлеп және өнім берушілермен есеп айырысуы мүмкін еді, бірақ бірнеше ай бойы операцияларды базада көрсетпеген. Салық есептілігі жіберілсе де, бұл бухгалтерлік есеп дұрыс қалыптасқанын әлі білдірмейді.

Екінші кең таралған жағдай — бухгалтердің жұмыстан шығуы немесе ауысуы. Жаңа маманға ауысудың өзі толық қалпына келтіруді талап етпейді. Бірақ жабу құжаттары болмаса, шоттар бойынша түсінікті қалдықтар болмаса, салыстырулар орындалмаса, 1С базасында аяқталмаған операциялар болса немесе өткен есептіліктің деректерін түсіндіру мүмкін болмаса, алдымен өткен кезеңдерді ретке келтіріп, содан кейін тұрақты бухгалтерлік сүйемелдеуге көшу керек.

Үшінші белгі — бастапқы құжаттардың немесе есеп базасының бір бөлігінің жоғалуы. Егер құжаттар жоғалса, бүлінсе немесе қызметкер кеткеннен кейін қолжетімсіз болса, бухгалтер оларды жай ғана ерікті есептік сандармен алмастыра алмайды. Контрагенттерден, банк деректерінен және электрондық жүйелерден нені қайта алуға болатынын, ал қандай операциялар қосымша құжаттық растауды талап ететінін анықтау керек.

Төртінші жағдай — 1С, банк үзінділері, қойма, ЭШФ және салық есептілігі арасындағы алшақтықтар. Мысалы, бағдарламада әлдеқашан төленген өнім берушіге берешек тұр; тауар қалдығы нақты бар тауардан айтарлықтай ерекшеленеді; өткізу бойынша айналымдар электрондық шот-фактуралармен сәйкес келмейді. Мұндай алшақтықтар мәселе бір құжатты емес, есептің өзара байланысты бірнеше учаскесін қозғайтынын көрсетеді.

Бесінші жағдай — компания МКК хабарламасын алды, салықтық тексеруге, аудитке, бизнесті сатуға, инвестор тартуға немесе несиелендіруге дайындалуда. Егер тек сұрауға түскен көрсеткішті түзетсе, қатенің түпкі себебі басқа тіркелімдер мен есепті кезеңдерде қалуы мүмкін. Сондықтан алдымен алшақтықтардың ауқымын анықтап, содан кейін байланысты учаскені қалпына келтіреді және тек содан кейін түзетулер мен түсініктемелер дайындайды.

Компания ұзақ уақыт тоқтап тұрғаннан кейін де қалпына келтіру жиі қажет болады. Белсенді сатылымдардың болмауы шаруашылық операцияларының мүлдем болмағанын білдірмейді: банк комиссиялары есептелуі, қызметкерлер мен контрагенттер алдындағы міндеттемелер сақталуы, шығыстар немесе шоттар бойынша қозғалыстар туындауы мүмкін еді. Қызметті қайта бастар алдында бастапқы қалдықтарды растауға болатынын тексеру қажет.

Нүктелік түзету енді жеткіліксіз екенін қалай түсінуге болады

Егер мәселе жүйелі сипатта болса, толық немесе ішінара қалпына келтіру ақталған: бірден бірнеше ай бойынша құжаттар жоқ, қалдықтарды растау мүмкін емес, операциялардың бір бөлігі мүлдем көрсетілмеген, декларациялар бухгалтерлік тіркелімдерден алшақ, дебиторлық және кредиторлық берешектің дәйекті көрінісі жоқ немесе база елеулі әдіснамалық қателермен жүргізіледі.

Егер бір қате өткізбе, бір өткізілмеген акт немесе декларациядағы жергілікті қате табылса, әдетте түзету жеткілікті.

Басты өлшем қарапайым: нақты қатені байланысты операцияларды, құжаттарды және кіріс қалдықтарды қайта қарамай түзетуге бола ма. Егер болмаса, әңгіме енді бухгалтерлік есепті қалпына келтіру туралы.

Есепті қалпына келтіру қалай өтеді

Жұмыс 1С-қа құжаттарды жаппай енгізуден емес, диагностикадан басталады. Проблемалы кезеңді анықтап, есеп базасының, бастапқы құжаттардың, банк үзінділерінің, шарттардың, кадрлық деректердің, ЭШФ-тің және бұрын тапсырылған есептіліктің болуын тексереді. Содан кейін жоқ құжаттардың және маңызды алшақтықтардың тізбесін жасайды.

Егер басшы мәселенің ауқымын әлі түсінбесе, алдымен бухгалтерлік және салықтық есеп бойынша консультация өткізген мағыналы. Ол толыққанды қалпына келтіру қажет пе, әлде жекелеген учаскелерді түзету жеткілікті ме, соны анықтауға мүмкіндік береді.

Диагностикадан кейін бастапқы негізді қалпына келтіреді: контрагенттерден құжаттардың көшірмелерін сұратады, банк қозғалыстарын, сатылымдарды, сатып алуларды, жалақыны, салықтарды, негізгі құралдарды және тауар қалдықтарын салыстырады. Электрондық шот-фактуралардың деректері де операциялардың бір бөлігін тексеруге мүмкіндік береді.

Келесі кезең — қалпына келтірілген операцияларды есеп бағдарламасында көрсету және тіркелімдерді салыстыру. Мұнда логикалық байланыстарды тексеру маңызды: өткізу төлемдермен және сатып алушылардың берешегімен, сатып алулар — өнім берушілермен және тауар қозғалысымен, жалақы — кадрлық құжаттармен және міндетті төлемдермен келісілуі тиіс.

Қалпына келтіргеннен кейін анықталған қателердің салық және қаржылық есептілікке әсерін бағалайды. Егер өткен декларациялар қате деректер бойынша қалыптастырылса, оларды түзету қажет болуы мүмкін. Сондықтан есепті қалпына келтіруді және есептілікті дайындау мен тапсыруды бір байланысты процесс ретінде қарастырған орынды.

Бухгалтерді ауыстыру және түсініксіз қалдықтар

Қызмет көрсету саласындағы ЖШС бухгалтерді ауыстырды. Жаңа маман 1С-ты алып, ірі дебиторлық берешекті анықтады, дегенмен басшы клиенттердің көпшілігі шоттарды төлеп қойғанын айтқан. Банк үзінділерін тексеру көрсетті: төлемдердің бір бөлігі алынған, бірақ контрагенттер бойынша бөлінбеген, ал алдыңғы айлардағы кейбір актілер өткізілмеген.

Мұндай қалдықтармен жаңа айды бастау тәуекелді. Алдымен проблемалы кезең бойынша есеп айырысуларды қалпына келтіріп, актілер мен төлемдерді салыстырып, берешекті нақты жағдайға келтіріп, тек содан кейін бухгалтерияны тұрақты жүргізуді жалғастыру қажет.

Есептілік тапсырылған, ал есеп жабылмаған

Сауда компаниясы бірнеше тоқсан бойы салық нысандарын уақтылы жіберді, бірақ қойма құжаттары мен түсімдердің бір бөлігі кешігіп енгізілді. Кейін 1С-тағы тауар қалдықтары нақты бар тауармен, ал есеп деректері бойынша сатып алулар өнім берушілердің құжаттарымен сәйкес келмей қалды.

Декларацияларды формалды түрде уақтылы тапсыру мәселені жоймайды. Алғашқы елеулі алшақтықтың кезеңін анықтап, түсімдер мен өткізуді тексеріп, ЭШФ пен өнім берушілермен есеп айырысуларды салыстырып, содан кейін түзетулер бұрын ұсынылған есептілікке әсер еткенін анықтау қажет.

Неліктен есепті қалпына келтіруді кейінге қалдырмау керек

Компания ағымдағы операцияларды қате қалдықтардың үстінен неғұрлым ұзақ көрсете берсе, жаңа деректерді ескі мәселелерден ажырату соғұрлым қиындайды. Өткізілмеген төлем қате берешекке айналады, ол кейінгі салыстыруларға әсер етеді, ал дұрыс емес қалдықтар айдан айға көшеді.

Дәйексіз есеп салықтық қана емес, басқарушылық тәуекелдер де тудырады. Басшы бизнестің пайдалылығын асыра бағалауы, өнім берушілер алдындағы берешекті қате бағалауы немесе сенуге болмайтын сандар негізінде шығыстар туралы шешім қабылдауы мүмкін.

Сонымен қатар мәселе неғұрлым кеш анықталса, құжаттарды қалпына келтіру соғұрлым қиын. Контрагенттердегі қызметкерлер ауысуы, компаниялар жабылуы, мұрағаттар мен бұрынғы жүйелерге қолжетімділіктер жоғалуы мүмкін. Сондықтан жүйелі алшақтықтарды анықталған бойда жойған дұрыс.

Бухгалтерияға күмән болса, басшы не істеуі керек

Бірінші қадам — алдыңғы жылдардың бәрін автоматты түрде қалпына келтіру емес, диагностика жүргізу. Қандай кезеңдер мен учаскелер сенімді, құжаттар қай жерде жоқ және қандай алшақтықтар салықтар мен қаржылық есептілікке шынымен әсер ететінін анықтау керек.

Егер мәселелер бір кезеңмен немесе учаскемен шектелсе, қалпына келтіруді нүктелік түрде жүргізуге болады. Егер қателер бірнеше жылға созылса, құжаттардың едәуір бөлігі жоғалса немесе кіріс қалдықтарды растау мүмкін болмаса, ең тәуекелді учаскелерге басымдық бере отырып, кезең-кезеңімен жұмыс қажет болады.

Қалпына келтіру аяқталғаннан кейін тұрақты бухгалтерлік сүйемелдеуді, бастапқы құжаттарды бақылауды және есептілікті уақтылы дайындауды жолға қою маңызды. Әйтпесе түзетілген алшақтықтар қайтадан жинала бастайды.

Қорытынды

Бухгалтерлік есепті «бухгалтерияда ештеңе жоқ» болғанда ғана қалпына келтіру қажет емес. Нақты операциялар, құжаттар, есеп базасы және есептілік арасындағы кез келген жүйелі алшақтық негіз бола алады: бастапқы құжаттардың жоғалуы, есеп жүргізілмеген ұзақ кезең, проблемалы бухгалтер ауысуы, контрагенттер мен қойма бойынша алшақтықтар, өткен кезеңдердің қателері немесе тексеруге дайындық.

Басшы үшін басты қағида: егер ағымдағы деректер бойынша қалдықтардың шығу тегін сенімді түсіндіру, операцияларды құжаттармен растау және оларды есептілікпен байланыстыру мүмкін болмаса, алдымен дәйекті негізді қалпына келтіру қажет. Тек осыдан кейін бухгалтерлік есеп қайтадан салықтық қауіпсіздік пен компанияны басқарудың жұмыс құралына айналады.

1 минуттық тест

Нүктелік түзету жеткілікті ме, әлде қалпына келтіру керек пе?

Есептің жай-күйі туралы 5 сұраққа жауап беріңіз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Есепті қалпына келтірудің түзетуден айырмашылығы неде?

Түзету жекелеген қателерді жөндейді. Қалпына келтіру бүкіл проблемалы кезең бойынша есепті бастапқы құжаттар бойынша қайта жинайды.

Қалпына келтіру қажет екенін қалай түсінуге болады?

1С-тағы қалдықтар банкпен және контрагенттермен сәйкес келмейді, құжаттар өткізілмеген, сомалардың шығу тегі түсініксіз, ал есептілік айларды жаппай тапсырылған.

Қалпына келтіргеннен кейін қосымша есептілік тапсыру керек пе?

Егер қалпына келтірілген деректер бұрын тапсырылған нысандардан алшақ болса — иә, әр қозғалған кезең үшін.

Тек соңғы айды қалпына келтіруге бола ма?

Жоқ. Соңғы дәйекті кезеңнен бастап және ретімен қалпына келтіреді, әйтпесе қателер әрі қарай көшеді.