Бухгалтер ауысқанда бухгалтерияның жай-күйін қалай тексеру керек

Бухгалтерді ауыстыру — 1С базасы мен құжаттарды беру үшін ғана емес, компания есебінің нақты жай-күйін тексеру үшін де қолайлы сәт. Есептілік уақтылы тапсырылса және салық органдары тарапынан талаптар болмаса да, базада дұрыс емес қалдықтар, контрагенттермен жабылмаған есеп айырысулар, расталмаған шығыстар немесе өткен кезеңдердің қателері қалуы мүмкін.

Тексеруді жаңа маман ағымдағы операцияларды көрсете бастағанға дейін жүргізген дұрыс. Әйтпесе ескі қателер жаңа деректермен араласып, кейін алшақтықтың көзін анықтау қиындайды.

Бұрынғы бухгалтерден не алу керек

Бухгалтерияны беру бір база файлын емес, бүкіл есеп жүйесін беру ретінде ресімделуі тиіс. Жаңа бухгалтерге операциялар тарихын тексеріп, жұмысты үзіліссіз жалғастыруға мүмкіндік беретін деректер қажет.

Негізгі жиынтыққа резервтік көшірмесі бар 1С базасы, есеп саясаты, айналым-сальдо ведомостері, бастапқы құжаттар, банк үзінділері, кассалық құжаттар, жалақы бойынша тіркелімдер, кадрлық құжаттар, шарттар, салыстыру актілері, салық және статистикалық есептілік, оның қабылданғаны туралы хабарламалар, бюджетпен есеп айырысулар туралы мәліметтер, негізгі құралдар мен тауар қалдықтары бойынша құжаттар кіреді.

ҚР «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңы бухгалтерлік құжаттамаға бастапқы құжаттарды, бухгалтерлік есеп тіркелімдерін, қаржылық есептілікті және есеп саясатын жатқызады. Бухгалтерлік жазбалар бастапқы құжаттарға негізделуі, ал операциялар уақтылы көрсетілуі тиіс. Сондықтан есепті толыққанды беру үшін растайтын құжаттарсыз бір база жеткіліксіз.

Егер деректердің бір бөлігі берілмесе, мұны бірден тіркеген жөн. Елеулі олқылықтар болса, ағымдағы есепті жай жалғастырмай, бухгалтерлік және салықтық есепті қалпына келтіруді жүргізген орынды.

Тексеруді неден бастау керек

Алдымен базаның өзін тексереді: ол ашыла ма, компания жұмысының барлық кезеңдерін қамти ма, өткізіп алынған айлар жоқ па және ұйым баптаулары қолданыстағы салық режиміне және есеп саясатына сәйкес келе ме.

Содан кейін барлық шоттар бойынша айналым-сальдо ведомосін қалыптастырады. Ол әдеттен тыс қалдықтарды тез көруге көмектеседі: теріс касса, ілініп қалған аванстар, ескі дебиторлық немесе кредиторлық берешек, жабылмаған есеп беретін сомалар, теріс тауар қалдықтары, уақытша шоттардағы сомалар. Мұндай көрсеткіштер әрдайым қатені білдірмейді, бірақ таратып жазуды талап етеді.

Осыдан кейін талдамалық және синтетикалық есептің сәйкестігін тексереді. Мысалы, өнім берушілер алдындағы қорытынды берешек нақты контрагенттермен және құжаттармен түсіндірілуі, ал тауар қалдығы қойма деректерімен немесе түгендеумен расталуы тиіс. Синтетикалық және талдамалық есептің сәйкестігін қамтамасыз ету талабы да бухгалтерлік есеп туралы заңнамада бекітілген.

Банкті, кассаны және контрагенттерді салыстыру

Банк — ыңғайлы бақылау көзі, өйткені оның деректерін бұрынғы бухгалтерге қарамастан бухгалтерлік базамен салыстыруға болады. Таңдалған күнгі шоттар бойынша қалдықтар банк үзінділерімен сәйкес келуі, ал түсімдер мен шығарулар есепте көрсетілуі тиіс.

Касса бойынша ақша қаражатының қалдығы мен есеп беретін сомаларды тексереді. Егер есепте іс жүзінде жоқ касса тұрса немесе қызметкер компанияға ұзақ уақыт құжатсыз ірі сома қарыз болып қалса, қосымша тексеру қажет.

Негізгі өнім берушілер мен сатып алушылар бойынша салыстыру актілерін алған жөн. Алшақтық өткізіп алынған акт, жүкқұжат, төлем немесе қате көрсетілген операция туралы куәландыруы мүмкін.

Салық есептілігі және бюджетпен есеп айырысулар

Келесі блок — бухгалтерлік базаны тапсырылған салық есептілігімен салыстыру. Декларациялардың көрсеткіштері есеп деректерімен түсіндірілетініне және нысандарды тапсырғаннан кейін базаға түзету есептілігінде көрсетілуі тиіс өзгерістер енгізілмегеніне көз жеткізу керек.

Дербес шоттарды МКК Салық төлеушісінің кабинетінде бөлек тексереді. Сервисте сальдоны сұрату және дербес шоттар бойынша деректерді алу көзделген, сондықтан берешекті, артық төлемді, өсімпұлды және басқа есептеулерді компания деректерімен салыстыруға болады.

Егер алшақтықтар анықталса, алдымен олардың себебін анықтап, содан кейін базаны немесе есептілікті түзетеді. Қалдықтарды «бәрі сәйкес келуі үшін» механикалық өзгерту бастапқы қатені жасырып, жаңа сәйкессіздіктер тудыруы мүмкін.

Декларацияларға күмән болса, есептілікті дайындау мен тапсыруды бөлек тексерген жөн: қандай нысандар берілді, қай кезеңдер үшін, қабылдау растаулары бар ма және сандар бухгалтерлік деректерге сәйкес келе ме.

Бастапқы құжаттар — жоғары тәуекел аймағы

Тіпті ұқыпты база да, егер операциялар құжаттармен расталмаса, сапалы есепке кепілдік бермейді. Сондықтан ірі және әдеттен тыс мәмілелерді, елеулі шығыстарды, жаңа контрагенттермен операцияларды, негізгі құралдарды сатып алуды, импортты, экспортты, қарыздарды, қайтаруларды және есептен шығаруларды іріктеп тексереді.

Әр таңдалған операция бойынша тізбекті қадағалау керек: мәміленің негізі, акт немесе жүкқұжат, ЭШФ немесе басқа міндетті құжаттар, төлем және 1С-та дұрыс көрсетілуі. Бағдарламада өткізбенің болуы тиісінше ресімделген бастапқы құжаттаманы алмастырмайды: заңнама бухгалтерлік жазбаларды бастапқы құжаттар негізінде жүргізуді тікелей көздейді.

Жалақы және қызметкерлермен есеп айырысулар

Бухгалтер ауысқанда жалақының, демалыс ақысының, еңбекке уақытша жарамсыздық бойынша төлемдердің, өтемақылардың, ұсталымдардың және міндетті төлемдердің есептелуін тексереді. Қызметкерлер алдындағы берешек қалдықтары нақты төлемдерге, ал есептелген салықтар мен әлеуметтік төлемдер есептілікке және бюджетпен есеп айырысуларға сәйкес келуі тиіс.

Қолданыстағы қызметкерлердің тізімін, қабылдау және жұмыстан шығару күндерін, айлықақыларды, пайдаланылмаған демалыстарды және есептеулер үшін кадрлық негіздерді салыстырған пайдалы. Егер жаңа бухгалтер бастапқы қалдықтарды тексерусіз қабылдаса, бұл учаскедегі қате айдан айға ауысуы мүмкін.

Есептілік қабылданған, бірақ есеп бұрмаланған жағдай

Айталық, ЖШС бухгалтерді жыл ортасында ауыстырады. Барлық декларациялар қабылданған, бюджет алдында берешек жоқ. Жаңа маман айналым-сальдо ведомосін қалыптастырып, компания әлдеқашан есеп айырысқан өнім беруші алдында ірі қарызды көреді.

Салыстыру төлемнің басқа шарт бойынша аванс ретінде көрсетілгенін көрсетеді. Бір шарт қарызды, екіншісі артық төлемді көрсетеді. Салық есептілігі үшін қате айтарлықтай әсер бермеуі мүмкін еді, бірақ контрагентпен есеп айырысулар мен басқарушылық деректер бұрмаланып қойған. Егер мұндай қалдықты әрі қарай ауыстырса, қате жаңа кезеңде бекітіледі.

Есепте құжаттар жетіспесе

Сауда компаниясы жаңа бухгалтерге базаны және банк үзінділерін берді, бірақ өнім берушілердің жүкқұжаттарының бір бөлігі жоқ. Банкте төлемдер бар, тауарлар өткізілген, ал құжаттар есепте толық көрсетілмеген.

Мұндай жағдайда жетіспейтін бастапқы құжаттардың тізбесін жасайды, контрагенттерден көшірмелерді сұратады, тауарлар қозғалысын салыстырады және тек содан кейін есепті түзетеді. Егер олқылықтар бірнеше кезеңді қамтыса және салықтарға әсер етсе, есепті кешенді қалпына келтіру қажет болуы мүмкін.

Тексеру нәтижесін қалай ресімдеу керек

Тексеру «бәрі қалыпты» деген ауызша қорытындымен емес, басшыға түсінікті кезеңді, соманы, ықтимал әсерді, қажетті құжаттарды және түзету тәсілін көрсете отырып алшақтықтар тізбесімен аяқталуы тиіс.

Қателерді салықтар мен есептілікке әсер ететін маңыздыларға; бухгалтерлік деректердің дұрыстығы үшін елеулілерге; дереу тәуекел тудырмайтын, бірақ жоюды талап ететін техникалық және ұйымдастырушылықтарға бөлген ыңғайлы.

Егер басшыға істерді тапсыру алдында тәуелсіз баға қажет болса, ағымдағы базаны талдай отырып бухгалтерлік және салықтық есеп бойынша консультация өткізуге болады. Ағымдағы есептің аудиті бухгалтер ауысатын компаниялар үшін бөлек көзделген.

Ескі қателерді жойғаннан кейін одан әрі жүргізуді ішкі регламентпен бекітуге немесе құжаттар, есеп айырысулар және есептілік тұрақты бақылануы үшін бухгалтерлік сүйемелдеуге беруге болады.

Жаңа бухгалтер нәтижесінде не алуы тиіс

Тексеруден кейін жаңа маман есепті қай күннен бастап қабылдайтынын, қандай қалдықтар расталғанын, қандай мәселелер ашық қалатынын және олар қалай жойылатынын түсінуі тиіс. Басшыға салық міндеттемелерінің, берешектердің, құжаттардың жай-күйі мен тәуекелдердің объективті көрінісі қажет.

Бухгалтер ауысқандағы басты қағида — ескі базаны тексерусіз жаңа кезеңге көшірмеу. Құжаттарды, есептілікті, дербес шоттарды және негізгі қалдықтарды салыстыру мәселелерді олар жаңа есептің бөлігіне айналғанға дейін анықтауға мүмкіндік береді. Егер жүйелі қателер анықталса, оларды жаңа бухгалтердің тұрақты жұмысы басталғанға дейін оқшаулап, түзеткен дұрыс.

Чек-парақ

Бухгалтер ауысқанда бухгалтерияны тексеру

Қадамдардан ағымдағы жұмыс басталғанға дейін өтіңіз — сонда ескі қателер жаңалармен араласпайды.

• 1С базасы, бастапқы құжаттар және қолжетімділіктер алынған
• Банк пен касса бойынша қалдықтар үзінділермен сәйкес келеді
• Негізгі контрагенттермен салыстыру актілері алынған
• МКК-дағы дербес шотта берешектер мен түсініксіз артық төлемдер жоқ
• Тапсырылған есептілік есеп деректеріне сәйкес келеді
• Жалақы, демалыс ақысы және қызметкерлер үшін салықтар тексерілген
• Нәтиже тапсыру күніне актімен тіркелген

Жиі қойылатын сұрақтар

Бухгалтер ауысқанда алдымен нені тексеру керек?

1С базасын, құжаттарды және қолжетімділіктерді алып, содан кейін банкті, кассаны және контрагенттермен есеп айырысуларды салыстыру.

Бухгалтер ауысқанда акт қажет пе?

Иә. Нақты күнгі акт есептің жай-күйін тіркейді және бұрынғы мен жаңа маманның жауапкершілігін ажыратады.

Бұрынғы бухгалтердің қателері үшін салық органы алдында кім жауап береді?

Салық төлеуші ретінде компания. Сондықтан қателерді мүмкіндігінше ертерек анықтап, түзету керек.

Есепте құжаттар жетіспесе не істеу керек?

Жетіспейтіндердің тізбесін жасап, оларды бұрынғы бухгалтерден және контрагенттерден сұратып, актіде көрсету.