1С базасы жүргізілмесе немесе жоғалса, бухгалтерлік есепті қалай қалпына келтіруге болады

1С базасының жоғалуы немесе бағдарламада есеп бірнеше ай мүлдем жүргізілмеген жағдай бухгалтерияны қалпына келтіру мүмкін емес дегенді білдірмейді. Ақпараттық базаның өзі емес, нақты шаруашылық операцияларын растайтын құжаттар мен мәліметтер аса маңызды: банк қозғалыстары, шарттар, актілер, жүкқұжаттар, шот-фактуралар, кадрлық құжаттар, жалақы бойынша деректер, салық есептілігі және контрагенттермен есеп айырысулар.

Қазақстанда бухгалтерлік жазбалар бастапқы құжаттар негізінде жүргізіледі, ал операциялар толық, уақтылы және хронологиялық тәртіппен көрсетілуі тиіс. Сондықтан есепті қалпына келтіру жаңа 1С базасын құрудан емес, проблемалы кезеңді анықтаудан және жасалған операциялар бойынша растауларды жинаудан басталады.

Есепті шын мәнінде қашан қалпына келтіру керек

Ең айқын жағдай — 1С базасы бар файл немесе сервер жоғалған, бүлінген не бұрынғы бухгалтер кеткеннен кейін оған қолжетімділік жоқ. Бірақ база бар болып, ондағы деректер толық болмағанда да қалпына келтіру қажет: банк операциялары өткізілмеген, өткізу мен түсім құжаттары жоқ, жалақы есептелмеген, айлар жабылмаған немесе шоттар бойынша қалдықтар шындыққа сәйкес келмейді.

Басқа жағдай — компания жұмыс істеді, бірақ 1С-та есеп мүлдем жүргізілмеді. Ақша шотқа түсті, сатылымдар ресімделді, тауарлар сатып алынды, жалақы төленді, салық нысандарының бір бөлігі тапсырылды, бірақ бірыңғай есеп жүйесі болмады. Онда бүкіл проблемалы кезең бойынша операциялар тізбегін қалпына келтіруге тура келеді.

Қалпына келтіргеннен кейін тұрақты бухгалтерлік сүйемелдеуге көшу маңызды: бастапқы құжаттарды беруді, қызметкерлердің жауапкершілігін және есеп базасын резервтік сақтауды баптау.

Бухгалтерияны қалпына келтіру неден басталады

Бірінші кезең — диагностика. Қалдықтарды дәйекті деп санауға болатын соңғы күнді анықтау, қандай есептер тапсырылғанын, бюджет алдында берешек бар-жоғын, қандай құжаттар сақталғанын және жетіспейтін деректерді қайдан алуға болатынын анықтау керек.

Содан кейін қолжетімді дереккөздер жиналады: банк үзінділері, электрондық құжаттар, контрагенттерден актілер мен жүкқұжаттар, кадрлық құжаттар, қызметкерлер бойынша есеп айырысулар және бұрын тапсырылған есептілік. Жекелеген сандарды емес, компания қызметінің дәйекті көрінісін қалпына келтіру үшін барлық мәліметтерді бір-бірімен салыстыру керек.

Егер деректер қаншалықты терең бүлінгені және өткен кезеңдерді түзету қажет болатыны белгісіз болса, операцияларды енгізбес бұрын жеке бухгалтерлік және салықтық есеп бойынша консультация өткізген пайдалы.

Қандай құжаттарды жинау керек

Жиынтық қызмет түріне, салық режиміне, қызметкерлердің, ҚҚС-тың болуына және контрагенттер санына байланысты. Әдетте мыналар қажет:

• банк үзінділері мен төлем құжаттары;
• шарттар, актілер, жүкқұжаттар, шоттар және шот-фактуралар;
• кассалық құжаттар және онлайн-касса бойынша мәліметтер;
• тауарлар, материалдар және негізгі құралдар бойынша құжаттар;
• қызметкерлер бойынша еңбек және есеп айырысу құжаттары;
• бұрын тапсырылған салық, бухгалтерлік және статистикалық есептілік;
• сатып алушылармен және өнім берушілермен салыстыру актілері;
• қарыздар мен есеп беретін сомалар бойынша құжаттар.

ҚР «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңы бухгалтерлік құжаттамаға бастапқы құжаттарды, бухгалтерлік есеп тіркелімдерін, қаржылық есептілікті және есеп саясатын жатқызады. Нақты бағдарламаның болуы емес, дәл осы деректер дұрыс есепті қалпына келтірудің негізі болып табылады.

Деректер 1С-та қалай қайта жиналады

Құжаттарды жинағаннан кейін жаңа жұмыс базасы құрылады немесе сақталып қалғаны ретке келтіріледі. Онда ұйым, есеп саясаты, салық салу және контрагенттердің, қызметкерлердің, тауарлардың және басқа есеп объектілерінің анықтамалықтары бапталады.

Одан әрі расталған бастапқы қалдықтар енгізіледі. Егер ақшаны, контрагенттердің берешегін, тауар қалдықтарын, негізгі құралдарды немесе бюджетпен есеп айырысуларды қате көшірсе, барлық кейінгі айналымдар бұрмаланады.

Операциялар кезеңдер бойынша дәйекті түрде қалпына келтіріледі: банк және касса, сатып алулар мен сатылымдар, қойма, жалақы, салықтар, негізгі құралдар, қарыздар және басқа учаскелер. Әр кезеңнен кейін салыстырулар орындалады және тек содан кейін ай жабылады. Базаны бұрын тапсырылған декларацияға жай ғана «сәйкестендіру» қауіпті: қорытынды соманың сәйкес келуі бухгалтерлік есептің дұрыс қалпына келтірілгенін әлі білдірмейді.

Тапсырылған есептілікті түзету керек пе

Әрдайым емес. Алдымен нақты операцияларды қалпына келтіріп, содан кейін алынған көрсеткіштерді бұрын ұсынылған есептілікпен салыстырады. Егер деректер сәйкес келсе және міндеттемелер дұрыс есептелсе, қосымша түзету қажет болмауы мүмкін.

Егер алшақтықтар анықталса — мысалы, табыс көрсетілмеген, шығыс екі рет есепке алынған, жалақы қате есептелген немесе салық қате есептелген, — қандай нысандар мен кезеңдер қозғалғанын анықтау керек. Мұндай жағдайда бір нысанды түзету екіншісінде қайшылықтар тудырмауы үшін жеке есептілікті дайындау және тексеру жүргізген орынды.

Егер қалпына келтіру салықтық есепте жүйелі қателерді анықтаса, қосымша салық жүктемесін талдау пайдалы. Оның міндеті — деректерді түзеткеннен кейін салық моделі компанияның нақты операцияларына сәйкес келетінін тексеру.

Іс жүзінде қалпына келтіру қалай көрінеді

Жағдайды елестетейік: ЖШС соңғы сегіз айдағы базаға қолжетімділігін жоғалтты, бірақ банк үзінділерін, электрондық құжаттарды, шарттарды және тапсырылған салық нысандарын сақтады. Қалпына келтіруді соңғы расталған баланстан бастап, содан кейін банк қозғалыстарын жинап, сатып алушылармен және өнім берушілермен есеп айырысуларды, қызметкерлерге есептеулер мен салықтарды қалпына келтіріп, одан кейін қорытынды көрсеткіштерді есептілікпен салыстыруға болады.

Басты қате — тапсырылған декларацияларды есеп базасының толыққанды алмастырушысы деп санау. Есептілік қорытынды көрсеткіштерді көрсетеді, бірақ бүкіл талдаманы қалпына келтірмейді: шығыстардың жалпы сомасынан оның қандай контрагенттерге, құжаттарға және шығын түрлеріне сәйкес келгенін сенімді анықтау мүмкін емес.

Басқа жағдайда шағын ЖШС алты ай бойы құжаттарды папкаларда және Excel-де жүргізіп, есептілікті қолмен қалыптастыруы мүмкін. Мұнда база жоғалған жоқ — ол іс жүзінде болмаған. Алдымен бүкіл кезеңдегі құжаттарды жинап, банкті, кассаны, сатылымдарды, сатып алуларды және жалақыны салыстырады, содан кейін 1С құрып, операцияларды хронологиялық тәртіппен енгізеді.

Егер бастапқы құжаттар толық жиналса, мұндай есепті қате өткізбелері көп базаға қарағанда қалпына келтіру оңайырақ болуы мүмкін. Күрделілік ескі 1С файлының болуымен емес, құжаттардың сапасымен және қалдықтар мен операцияларды растау мүмкіндігімен анықталады.

Құжаттардың бір бөлігі жоғалса не істеу керек

Жоқ құжатты 1С-тағы ерікті өткізбемен жай ғана алмастыруға болмайды. Алдымен контрагенттен, банктен немесе қолжетімді электрондық жүйеден телнұсқаны немесе операцияның басқа тиісті растауын алуға тырысу керек. Содан кейін операцияны көрсетуге бола ма және ол бухгалтерлік және салықтық есепке қалай әсер ететіні анықталады.

Расталмаған операциялар неғұрлым көп болса, қосымша салыстырулар мен түзетулер тәуекелі соғұрлым жоғары. Сондықтан деректерді енгізер алдында жетіспейтін құжаттардың тізілімін жасап, оның жабылуын жеке бақылаған жөн.

Есептің қалпына келтірілгенін қалай түсінуге болады

1С базасы техникалық қателерсіз ашылғаны үшін ғана қалпына келтіруді аяқталды деп санауға болмайды. Түпкілікті нәтиже — келісілген деректер жүйесі: банк және касса қалдықтары нақтыға сәйкес, контрагенттермен есеп айырысулар салыстырулармен расталады, салықтар есептілікпен салыстырылған, жалақы мен міндетті төлемдер дұрыс есептелген, ал тауарлар мен негізгі құралдардың қалдықтарының құжаттық негізі бар.

Осыдан кейін қажетті тіркелімдер қалыптастырылады, түзетулер тіркеледі және компания әдеттегі ағымдағы есепке көшетін күн анықталады.

Есепті қайта жоғалтпау үшін не істеу керек

Қалпына келтіргеннен кейін мәселенің себебін жою керек. Компанияда құжаттарды беру регламенті, базаны резервтік көшіру, қолжетімділікті ажырату және кезеңдерді жабуды бақылау болуы тиіс. Бухгалтер ауысқанда база, құжаттар мұрағаты, электрондық қолжетімділіктер және салыстыру нәтижелері ресімделген тізбе бойынша берілуі тиіс.

Заңнама бухгалтерлік құжаттаманы және есеп деректерін электрондық өңдеу бағдарламаларын заңнамада белгіленген кезең ішінде сақтау міндетін көздейді. Сондықтан 1С-ты резервтік сақтауды есеп ақпаратының сақталуын қамтамасыз етудің жалпы жүйесінің бөлігі ретінде қарастыру керек.

Қорытынды

Егер 1С базасы жүргізілмесе немесе жоғалса, растайтын деректердің жеткілікті жиынтығы болғанда есепті қалпына келтіруге болады. Дұрыс реттілік — проблемалы кезеңді анықтау, бастапқы құжаттарды жинау, бастапқы қалдықтарды растау, операцияларды хронология бойынша қалпына келтіру, бухгалтерлік деректерді есептілікпен салыстыру және тек содан кейін қажетті түзетулерді енгізу.

Басты қағида: 1С файлын емес, компанияның экономикалық тарихын қалпына келтіру керек. Бұл жұмысты неғұрлым ертерек бастаса және құжаттар неғұрлым толық болса, салықтық алшақтықтар мен болашақта қайта қалпына келтіру тәуекелі соғұрлым төмен болады.

Чек-парақ

1С базасынсыз есепті қалпына келтіруге арналған құжаттар

Өзіңізде бар нәрсені белгілеңіз. Бұл тізім бойынша есепті қаншалықты толық қалпына келтіруге болатыны көрінеді.

• Бүкіл кезеңдегі банк үзінділері
• ЭШФ — жазылған және алынған (ЭШФ АЖ-дан)
• Сатып алушылармен және өнім берушілермен шарттар
• Орындалған жұмыстар актілері, жүкқұжаттар
• Кадрлық құжаттар: бұйрықтар, еңбек шарттары, табельдер
• Тапсырылған салық есептілігі және дербес шоттан үзінді
• БКМ деректері және кассалық құжаттар
• Контрагенттермен салыстыру актілері

Жиі қойылатын сұрақтар

Есепті ескі 1С базасынсыз қалпына келтіруге бола ма?

Иә. Есеп бастапқы құжаттар бойынша қалпына келтіріледі: банк үзінділері, ЭШФ, шарттар, актілер, кадрлық құжаттар және тапсырылған есептілік.

Компанияда құжаттар болмаса, оларды қайдан алуға болады?

Үзінділер — банктен, ЭШФ — ЭШФ АЖ-дан, есептілік пен дербес шот — Салық төлеушінің кабинетінен, шарттар мен актілердің көшірмелері — контрагенттерден.

Құжаттардың бір бөлігі жоғалса не істеу керек?

Телнұсқаларды сұрату, ал расталмаған операциялар бойынша салықтық салдарды бағалау: мұндай шығыстарды шегерімге жатқызуға болмайды.

Базаны қайта жоғалтпау үшін не істеу керек?

Тұрақты резервтік көшірмелер, базаны және қолжетімділіктерді бухгалтерде емес, компанияда сақтау және маман ауысқанда акт жасау.